Arhivarea documentelor este obligatorie conform legislației în vigoare, atât în instituțiile publice cât și companiile private. Păstrarea documentelor se poate face atât pe suport de hârtie cât și electronic. Arhivarea electronică a documentelor este un pas important spre modernizarea fluxului și structurii informației în companii, dar neexclusiv păstrării documentelor fizice, pe termenul legal obligatoriu. Despre ce documente, pe ce perioade se arhivează și care sunt conditiile de păstrare a documentelor, dar și ce sancțiuni riscă cei care nu arhivează corespunzător documentele, aflați în continuare.

Reglementări legale privind arhivare documentelor:

Arhivarea documentelor este reglementata in principal, de Legea 16/1996 cu completările și modificările sale, Ordinul 216/1996 – Instrucțiuni pentru creatorii de arhivă, Legea 135/2007 – arhivare electronica, Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 2634/2015 care prezintă norme de arhivare a documentelor financiar-contabile. Arhivarea documentelor in format digital a fost marcata de prevederile acestui ordin, care prevede că documentele financiar-contabile pot fi arhivate pe hârtie sau, dacă evidența contabilă se realizează prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu condiția de a fi disponibile oricând, mai ales la solicitarea organelor de control abilitate.

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale vine in completarea ordinului de mai devreme, cu detalii privind arhivarea documentelor contabile. Aceasta prevede ca:

• Arhivarea trebuie sa se faca respectand prevederile legale in vigoare;
• Documentele trebuie grupate in mod cronologic si sistematic in dosare numerotate si parafate;
• Documentele contabile si justificative trebuie pastrate in spatii speciale pentru arhivare, dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, precum si asigurate impotriva degradarii, distrugerii si sustragerii;
• Documentele trebuie eliminate din arhiva dupa expirarea termenului legal de pastrare. Acest lucru se realizeaza prin intocmirea unui proces-verbal, care va fi adaugat la Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator si de un ordonator de credite. 

Aceeasi lege mai spune ca, in cazul fuzionarii cu o alta societate, sau daca este vorba de lichidare, documentele ambelor entitati trebuie arhivate separat. Cu alte cuvinte, chiar si in cazul in care societatea isi inceteaza activitatea, documentele neexpirate trebuie predate arhivei statului. 

In plus, Legea nr. 31/1990 mai prevede ca arhivarea documentelor se aplica in cazul urmatoarelor entitati:

• Societati comerciale;
• Societati si companii de stat;
• Regii autonome;
• Institutii nationale de cercetare-dezvoltare;
• Societati cooperatiste;
• Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu sau fara scop patrimonial;
• Subunitati fara personalitate juridica, ce apartin unor persoane juridice, in cazul in care sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor se afla unul in tara si unul in strainatate;
• Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv. In aceasta categorie intra pensiile facultative, cele private si alte entitati organizate potrivit Codului Civil.

Termene de păstrare a documentelor în arhivă:

In general, documentele trebuie arhivate pe o perioada de 5, 10 sau 50 de ani, însă mai sunt și alte termene speciale, după caz.

Astfel, se pastreaza pe o perioada de 5 ani, incepand cu data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in cazul in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea pe o perioada mai lunga de timp, urmatoarele documente:

• nota de receptie si constatare de diferente;
• bon de predare;
• transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnica de alimente;
• dispozitie de livrare;
• fisa de magazie;
• lista de inventariere;
• lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanta;
• chitanta pentru operatiuni in valuta;
• dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• borderou de achizitie;
• borderou de achizitie (de la producatori individuali);
• decont pentru operatiuni in participatie;
• ordin de deplasare (delegatie);
• ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (in cazul transporturilor internationale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
• decont de cheltuieli valutare (pentru transporturi internationale);
• nota de debitare/creditare;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plata.

Primul caz special intervine aici, pentru documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de cinci ani, care se pastreaza pe perioada aferenta duratei de viata utile a acestora.

Registrele, alaturi de toate celelalte inregistrari contabile lunare, precum si documente justificative care stau la baza inregistrarii din contabilitatea financiara, cu exceptia celor enumerate mai sus, se pastreaza pe o perioada de 10 ani, incepand de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Statele de salarii se pastreaza pe o perioada de 50 de ani.

Al doilea caz special si nu ultimul, este aplicat documentelor de personal, care fie sunt asimilate departamentului Financiar, fie departamentului H.R, iar termenul de pastrare este 70 ani.

Condițiile de păstrare a documentelor:

Regulile pentru pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile sunt specifice si stabilite in functie de tipul documentului si de rolul sau. Legea 16/1996 reglementeaza conservarea documentelor fizice, pe suport de hartie, iar Legea 135/2007, arhivarea documentelor electronice. Potrivit legislatiei in vigoare, orice entitate are dreptul de a alege modalitatea de arhivare.

Documentele financiar-contabile pot fi pastrare de operatori economici autorizati in prestare de servicii de arhivistica. In acest caz, raspunderea privind pastrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia de a gestiona entitatea beneficiara.

Ca o alternativa la arhivarea pe suport de hartie, Ordinul Ministrului de Finante Publice nr. 2634/2015 mai prevede si posibilitatea de arhivare a documentelor in format electronic. Similar documentelor pe hartie, si cele in format electronic trebuie sa respecte o ordine si logica, transpuse in formatul electronic de evidenta.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica spune ca documentele pot fi pastrate pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control. Spre deosebire de arhivarea pe hartie, cea electronica reduce costurile si contribuie la eficientizarea activitatii contribuabililor.

Procedura arhivării documentelor cunoaște în prezent două direcții, în funcție de modul administrării curente și nevoile clientului:

Dacă o arhivă este organizată corect structural-cronologic, ori invers, sau pe alte criterii prevăzute legal și e necesară depozitarea documentelor la o firmă de depozitare arhive, documentele se pot depozita direct în bibliorafturile originale, sau transferate în alonje de plastic, ambalate în cutii standard de arhivare, dar obligatoriu cu realizarea inventarelor documentelor, în baza unui nomenclator arhivistic.

Dacă arhiva nu prezintă nici o formă de organizare, fiind practic un volum de documente acumulat, se impune întreaga procedură de prelucrare arhivistică prevăzută de lege, până la produsul finit – dosarele arhivistice, în sensul legii, inventariate și depozitate fie la proprietarul de drept, fie ambalate în cutii standard de arhivare și conservate în depozitele companiilor autorizate din piață.

Sancțiuni pentru nerespectare legii arhivarii documentelor:

Articolul nr. 109 din Codul de Procedura Fiscala prevede ca evidentele contabile si fiscale, fie ca sunt pe suport de hartie, fie in format electronic, sa fie pastrate si arhivate la domiciliul fiscal al platitorului sau al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare ale entitatii ori la sediul unei societati autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare. De asemenea, documentele trebuie prelucrate si arhivate in intervalul 1-25 al lunii urmatoare perioadei fiscale de raportare. 

In cazul arhivelor electronice, platitorul este obligata sa pastreze si programele informatice in cadrul carora a generat documentele. Mai mult, contribuabilii sunt obligati sa utilizeze, pentru activitatea desfasurata, documente primare si de evidenta contabila prevazute de lege si sa completeze integral rubricile formularelor, corespunzator operatiunilor inregistrate. In caz contrar, pot fi sanctionati cu amenda. 

Nerespectarea obligatiei de a pastra si de a prezenta organului fiscal documentele arhivate pe suport de hartie sau in format electronic, precum si aplicatiile care le-au generat, reprezinta contraventie sanctionabila cu amenda, potrivit articolului nr. 336 din Codul de Procedura Fiscala. Amenda variaza intre 2.000 si 3.500 de lei pentru persoanele fizice si societatile mici si intre 12.000 si 14.000 de lei pentru societatile medii si mari. Daca amenda este achitata in termen de 15 zile de la intocmirea procesului-verbal, suma este injumatatita.

Arhivarea documentelor financiar-contabile este vitala pentru a putea avea acces rapid la informatiile dorite din trecut, fie pentru firma, fie la cerere, pentru autoritatile fiscale. De asemenea, documentele arhivate pot fi folosite in instanta, pentru a dovedi respectarea legii, dar si pentru a avea o dovada a tuturor operatiunilor efectuate intr-un anumit interval de timp. In concluzie, pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile sunt obligatorii prin lege, altfel, risti plata unei amenzi.

Perioada de păstrare a diferitelor tipuri de documente este reglementată pe de-o parte, în direct de câteva acte normative și legi, cum sunt documentele financiar-contabile, iar pe de alta indirect, fiind stabilită în funcție de importanța acestora și în temeiul altor legi și normative, cum ar fi documentele juridice, tehnice, cele privind garanția/calitatea produselor, etc. De exemplu, termenele documentelor financiar-contabile sunt reglementate de legea contabilității nr 82/1991 și ordinele ministrului de finante, cu modificările și completările lor în timp.

Normativul care tratează cel mai complet termenele de păstrare ale documentelor este OMFP 2634/2015, secțiunea C. Termenele de păstrare a documentelor sunt: statele de salarii – 50 de ani, registrele și celelalte documente financiar-contabile – 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu următoarele excepții: a) Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani, în condițiile în care prevederile societății nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. b) Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În caz de încetare a activității societăților, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
În ceea ce privește declarațiile fiscale nu se precizează nicăieri cât timp trebuie arhivate (teoretic, odată depuse, ele se regăsesc în arhiva ANAF) . Pentru că nu sunt rare cazurile în care ANAF pierde aceste declarații vă recomandăm să le păstrați cel putin 5 ani (perioada de prescripție fiscală) sau ideal, aceeași perioadă în care păstrați documentele ce au stat la baza întocmirii lor (statul de salarii pentru 112, facturile și jurnalele de TVA  pentru 300 si 394, etc). O altă categorie o reprezintă documentele de personal de la HR, care se păstrează o perioadă de minim 70 ani de la lichidare, de principiu.

Arhivarea electronică conferă documentelor digitale aceeaşi forţă legală ca cea a documentelor tipărite, semnate şi ştampilate, în conformitate cu Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor astfel arhivate se face într-un centru de date autorizat de MCSI (Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale). Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziţie (creatorul documentelor) şi ulterior confirmate prin semnatură electronică de către un arhivator acreditat conform normelor de aplicare ale aceleiași legi. Arhivarea electronică legală NU înseamnă și nu se rezumă deci la scanarea documentelor și stocarea lor în formă PDF, ci și autentificarea documentului electronic prin aplicarea unei semnaturi electronice extinse, care trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiţii:

1. Este legată în mod unic de semnatar.

2. Asigură identificarea semnatarului.

3. Este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.

4. Este legată de documentul în formă electronica, la care se raportează în aşa fel încât, orice modificare a documentului, ulterioară semnării, să ducă automat la invalidarea semnăturii.

Altminteri, în oricare altă situație, deținem DOAR niște copii electronice ale documentelor fizice, fie ”searchable” – în care putem căuta și regăsi termeni cheie, fie imagini simple. Ambele pot fi utilizate doar între entități (companii) care își asumă autenticitatea documentelor pe orice considerent. În schimb, un document digital semnat electronic de către proprietarul (și după caz, de către depozitarul) său, poate fi utilizat în orice situație și destinație, având aceeași forță legală cu documentul fizic semnat olograf original și ștampilat.

Nomenclatorul arhivistic este documentul ce stă la baza organizării fondului arhivistic, fiind constituit pe baza organigramei companiei / instituției dumneavoastră. El precizează tipul documentelor create pe fiecare departament și termenele de păstrare ale acestora, generând indicativele necesare identificării categoriilor parentale de documente în cadrul inventarelor arhivei.