Arhivarea documentelor este obligatorie conform Legii 16/1996 în vigoare, atât în instituțiile publice cât și companiile private. Păstrarea documentelor se poate face pe suport de hârtie sau electronic. Arhivarea electronică a documentelor este un pas important spre modernizarea fluxului și structurii informației în companii, dar neexclusiv păstrării documentelor fizice, pe termenul legal obligatoriu.

Regulile arhivării documentelor sunt specifice, în funcție de tipul documentelor și de rolul acestora. Legea arhivării (Legea 16/1996 modificată și republicată, împreună cu ordinul 216 – instrucțiuni pentru creatorii de arhivă) reglementează arhivarea pe suport de hârtie a documentelor, indiferent dacă aceasta este realizată de creator și deținătorul de drept, ori de o firmă de arhivare documente. Pentru arhivarea documentelor în format electronic se aplică prevederile legii 135/2007.

Legea arhivării documentelor a fost impactată de prevederile intrate în vigoare pe 1 ianuarie 2016, prin Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, care prevede că documentele financiar-contabile pot fi arhivate pe hârtie sau, dacă evidența contabilă se realizează prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu condiția de a fi disponibile oricând, mai ales la solicitarea organelor de control abilitate.

Procedura arhivării documentelor cunoaște în prezent două direcții, în funcție de modul administrării curente și nevoile clientului:

Dacă o arhivă este organizată corect structural-cronologic, ori invers, sau pe alte criterii prevăzute legal și e necesară depozitarea documentelor la o firmă de depozitare arhive, documentele se pot depozita direct în bibliorafturile originale, sau transferate în alonje de plastic, ambalate în cutii standard de arhivare, dar OBLIGATORIU cu realizarea inventarelor documentelor, în baza unui nomenclator arhivistic.

Dacă arhiva nu prezintă nici o formă de organizare, fiind practic un volum de documente acumulat, se impune întreaga procedură de prelucrare arhivistică prevăzută de lege, până la produsul finit – dosarele arhivistice, în sensul legii, inventariate și depozitate fie la proprietarul de drept, fie ambalate în cutii standard de arhivare și conservate în depozitele companiilor autorizate din piață.

Perioada de păstrare a diferitelor tipuri de documente este reglementată pe de-o parte, în direct de câteva acte normative și legi, cum sunt documentele financiar-contabile, iar pe de alta indirect, fiind stabilită în funcție de importanța acestora și în temeiul altor legi și normative, cum ar fi documentele juridice, tehnice, cele privind garanția/calitatea produselor, etc. De exemplu, termenele documentelor financiar-contabile sunt reglementate de legea contabilității nr 82/1991 și ordinele ministrului de finante, cu modificările și completările lor în timp.

Normativul care tratează cel mai complet termenele de păstrare ale documentelor este OMFP 2634/2015, secțiunea C. Termenele de păstrare a documentelor sunt: statele de salarii – 50 de ani, registrele și celelalte documente financiar-contabile – 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu următoarele excepții: a) Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani, în condițiile în care prevederile societății nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. b) Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În caz de încetare a activității societăților, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
În ceea ce privește declarațiile fiscale nu se precizează nicăieri cât timp trebuie arhivate (teoretic, odată depuse, ele se regăsesc în arhiva ANAF) . Pentru că nu sunt rare cazurile în care ANAF pierde aceste declarații vă recomandăm să le păstrați cel putin 5 ani (perioada de prescripție fiscală) sau ideal, aceeași perioadă în care păstrați documentele ce au stat la baza întocmirii lor (statul de salarii pentru 112, facturile și jurnalele de TVA  pentru 300 si 394, etc). O altă categorie o reprezintă documentele de personal de la HR, care se păstrează o perioadă de minim 70 ani de la lichidare, de principiu.

Arhivarea electronică conferă documentelor digitale aceeaşi forţă legală ca cea a documentelor tipărite, semnate şi ştampilate, în conformitate cu Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor astfel arhivate se face într-un centru de date autorizat de MCSI (Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale). Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziţie (creatorul documentelor) şi ulterior confirmate prin semnatură electronică de către un arhivator acreditat conform normelor de aplicare ale aceleiași legi. Arhivarea electronică legală NU înseamnă și nu se rezumă deci la scanarea documentelor și stocarea lor în formă PDF, ci și autentificarea documentului electronic prin aplicarea unei semnaturi electronice extinse, care trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiţii:

1. Este legată în mod unic de semnatar.

2. Asigură identificarea semnatarului.

3. Este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.

4. Este legată de documentul în formă electronica, la care se raportează în aşa fel încât, orice modificare a documentului, ulterioară semnării, să ducă automat la invalidarea semnăturii.

Altminteri, în oricare altă situație, deținem DOAR niște copii electronice ale documentelor fizice, fie ”searchable” – în care putem căuta și regăsi termeni cheie, fie imagini simple. Ambele pot fi utilizate doar între entități (companii) care își asumă autenticitatea documentelor pe orice considerent. În schimb, un document digital semnat electronic de către proprietarul (și după caz, de către depozitarul) său, poate fi utilizat în orice situație și destinație, având aceeași forță legală cu documentul fizic semnat olograf original și ștampilat.

Este documentul ce stă la baza organizării fondului arhivistic, fiind constituit pe baza organigramei companiei / instituției dumneavoastră. El precizează tipul documentelor create pe fiecare departament și termenele de păstrare ale acestora, generând indicativele necesare identificării categoriilor parentale de documente în cadrul inventarelor arhivei.