Având în vedere că nevoia de informație rapidă este acută, administrarea documentelor devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele dezorganizate și nearhivate corespunzător pot afecta comunicarea, pot goli resursele și încetini evoluția companiei. De aceea, managementul corespunzător al documentelor vă va ajuta să obțineți avantaje competitive de business. Organizațiile sunt în prezent forțate să-și examineze nevoile și țelurile, să-și revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedura de utilizare a documentelor. Managementul documentelor oferă accesul rapid la documente și informații din cadrul organizației pentru a satisface cerințele exigente de evoluție a afacerii.
Nevoia unui management de documente vine datorită:
Dificultății gestionării și procesării documentelor, mai ales în format fizic;
Întârzierilor înregistrării și căutării informațiilor din documente;
Timpului de răspuns relativ mare;
Existenței și funcționării defectuoase a unei arhive hibride (amestec de documente fizice cu electronice);
Varietății mediilor de intrare a documentelor în organizație (fax, mail, fizic);
Nevoii de trasabilitate și versiunionării documentelor;
Nevoii alocării documentelor într-un flux de lucru predefinit și automat;
Pierderii accidentale a informațiilor (documentelor);
Gradului ridicat de eroare umană;
Nevoii de eficientizare a resurselor de personal.
Managementul documentelor este o activitate complexă și minuțioasă, care necesită experiență și cunoștințe de specialitate, mai ales în condițiile în care tot mai multe companii iși implementează sisteme de management pentru arhivele electronice, în timp ce continuă să păstreze și arhivele fizice. Aceste sisteme nu sunt complet funcționale până nu înglobează și rezultatul conversiei de documente fizice existente în companie.
Procedura arhivării documentelor, pe scurt:
Realizarea nomenclatorului arhivistic. Este documentul ce stă la baza organizării fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. Nomenclatorul arhivistic cuprinde structurat tipul documentelor și termenele de păstrare ale acestora;
Ordonarea arhivei:
– Sortarea și ordonarea documentelor pe ani și compartimente, iar în cadrul acestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic, etc;
– Analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului și a termenului de păstrare din nomenclator;
Constituirea unităților arhivistice – ordonarea, gruparea și îndosarierea documentelor, conform criteriilor legale;
Certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor);
Inscripționarea dosarelor, cu înscrisurile necesare identificării documentelor, conform legislației.
Sigilarea (parafarea) unităților arhivistice.
Inventarierea fondului arhivistic – în format fizic și electronic (CD / DVD).
Selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate;
Întocmirea documentației legale privind evidența documentelor ce vor fi casate;
Ordonarea arhivei finale pe rafturi în depozit.
