Arhivare documente avocați și notari publici
DMS | Data more secure
Nevoia de arhivare documente în cabinete de avocatură și notariat este iminentă și constant necesară, pentru ca acestea produc cantități considerabile de documente, majoritatea în formă fizică. Frecvența utilizării acestora e și ea extrem de mare, prin natura domeniului. Dosarele clienților se modifică și completează continuu, deci regăsirea rapidă a acestora e esențială.
Faptul că arhiva de documente este hibridă (o parte este în format electronic, iar alta se află în dosarele de documente), îngreunează procesul de sintetizare rapidă și implicit imaginea completă a situației clienților ”la zi”.
Nevoile sunt clare:
– Acces instant la informație structurată, completă;
– Facilitarea procesului de distribuție a documentelor, atât intern cât și extern;
– Trasabilitatea și versionarea documentelor în fluxul creării;
– Optimizarea spațiului si a costurilor de stocare a documentelor fizice;
Soluții arhivare avocați și notari
DMS | Data more secure
Arhivarea electronică (conversia in PDF securizat) a documentelor fizice, corelarea lor cu cele electronice pe fiecare client și centralizarea dosarelor electronice in baza de date a clienților;
Stabilirea regulilor predefinite de circulație a documentelor și a drepturilor de acces / dispoziție a utilizatorilor, conform politicii interne, pentru un flux eficient și trasabilitate operațiunilor;
Inventarierea electronică (baze de date) a dosarelor fizice de clienți, etichetarea lor cu numărul corespondent din baza de date și ordonarea lor în dulapurile de arhivă, alfabetic, cronologic, structural, etc, conform structurii dorite;
Distrugere confidențială a documentelor expirate și a ciornelor.
