Soluții pentru instituții
DMS | Data more secure
Administrația publică face parte din sectoarele cu cel mai mare volum de documente creat și gestionat zilnic. Instituțiile publice trebuie să păstreze volume importante de date confidențiale pentru o perioadă lungă de timp, dar și să asigure totodată accesul la informații de interes public, conform legii 544/2001. Cel puțin din aceste motive, circuitul și clasificarea documentelor în aceste instituții trebuie să fie bine construite, bazate pe reguli clare și coerente.
Arhivarea documentelor în instituțiile publice este hibridă: o parte este în format electronic iar alta se află în dosarele de documente, iar acest lucru îngreunează procesul de sintetizare rapidă și implicit imaginea completă a situației clienților ”la zi”. Soluția este retro-digitalizarea documentelor din hârtie și centralizarea informației în sistem, pentru o circulație facilă și modernă.
În cazul în care întâmpinaţi următoarele probleme:
– Întârzieri repetate în procesarea informațiilor și răspunsul către public;
– Aceleaşi informatii trebuie create/prelucrate de două sau de mai multe ori de către persoane diferite – cea mai frecventă problemă;
– Regăsirea documentelor necesită prea mult timp;
– Sarcinile administrative sunt greu de realizat;
– Lipsa resurselor necesare pentru administrarea în timp util documentelor;
– Pierderi de informaţii;
– Sancţiunile din partea conducerii vizează ineficienţa gestionării informatiilor;
Înseamnă că obiectivele ar trebui să fie:
– Optimizarea fluxului documentelor în cadrul instituției;
– Reducerea costurilor cu administrarea şi depozitarea documentelor;
– Creşterea eficienţei de lucru intern și extern;
– Optimizarea numărului de personal administrativ;
– Implementarea și respectarea standardelor din ce în ce mai stricte (GDPR, etc);
Iar rezultatele pe care vi le oferim sunt:
– O arhivă electronică funcțională, clasificată, repartizată pe departamente, și securizată, care răspunde nevoilor dvs de a regăsi informații complete și precise.
– O arhivă fizică ordonată și funcțională în depozitul dvs;
– Inventarele electronice ale arhivei fizice la fiecare departament sau centralizat, la nivel de dosar/biblio;
– Asigurarea standardelor de păstrare a documentelor și securitatea în fața riscurilor, conform normelor legale;
– Mai mult spațiu în depozitul arhivei, după eliminarea documentelor expirate;
