Servicii de arhivare digitală
DMS | Data more secure
Fă primul pas spre digitizare: trecerea de la hârtie la documente electronice aduce economii semnificative prin reducerea timpului de realizare al sarcinilor și degrevarea fluxului operațional, informațional în companii.
Mult prea mult timp, multe companii au folosit o metodă greșită de reținere și utilizare a informațiilor. Este momentul ca tot acest timp irosit sa fie alocat în procesele principale de afaceri, pentru competitivitate și eficiență.
Companiile și organizațiile care au înțeles nevoia schimbării și au abordat viziunea modernă a documentelor electronice și a unui sistem de management al acestora, au obținut deja economii considerabile de cost prin transformarea proceselor tradiționale fizice și greoaie în experiențe convenabile, digitale, orientate spre utilizatori.
Etapele arhivării electronice
DMS | Data more secure
1.) Analiza arhivei: Se stabilesc tipurile de documente și schemele de indexare, numărul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea în care acestea vor fi preluate din arhiva fizică, dacă este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, producție, resurse umane etc.
Tot în această fază se stabilește modul de utilizare ulterioară al documentelor în funcție de care se stabilesc parametrii scanării (rezoluția, tipul scanării – alb/negru sau color, sau alți parametri ce depind de starea documentelor).
Un alt parametru de stabilit este numărul și tipul de indecși ce vor defini documentele scanate. În acord comun se stabilesc cele mai importante criterii de căutare ale documentelor pentru care se vor genera indecși. Un număr prea mare (inutil) de indecși poate ridica nejustificat prețul realizarii arhivei electronice, în timp ce alegerea unui număr insuficient de indecși poate face dificilă căutarea ulterioară a documentelor.
2.) Modelarea: Se realizează modelele logice în aplicația de captură și, dacă este cazul unui import de date, în aplicația de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate cu cele reale.
3.) Pregătirea arhivei fizice: Documentele sunt pregătite pentru conversie: scoaterea agrafelor, capselor, desprăfuirea (dacă este cazul), ajustarea și îndreptarea paginilor, separarea seturilor de documente pentru scanat.
4.) Scanarea documentelor: Documentele sunt scanate, păstrându-se ordinea foilor; imaginile obținute sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate dacă este cazul. Scanarea se poate face manual (document cu document) în cazul documentelor diferite ca formă și mărime (desene și hărți de format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce înseamnă documentație scrisă, foi A4 sau A3). În cazul scanării automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumită clasă (conform analizei făcute la punctul 1) este însoțit de un separator care se scanează odată cu documentele. Acest separator conține o serie de informații ce permit catalogarea automată a pachetului (salvarea documentelor scanate se face într-un director separat, purtând atributele pachetului de documente scanate). Atributele pachetului sunt automat recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de bare 2D conținut de separator.
5.) Reconstituirea arhivei fizice: Documentele sunt reconstituite în forma și ordinea originală (bibliorafturi, dosare, etc.) pentru a fi returnate beneficiarului în forma inițială.
6.) Indexarea documentelor scanate (fisiere): Documentele obținute în urma scanării sunt indexate automat sau sunt preluate la indexare de către operatori, completându-se pentru fiecare tip de document schema de indexare stabilită cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice. Indecșii sunt generati în format .txt, utilizând un separator specific ca punct, punct si virgulă etc. În felul acesta pot fi preluați (importați) de orice program tip bază de date sau Document Management utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea codului de bare 2D.
7.) Verificarea finală și predarea: Documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se confruntă vizual datele din indecși si cele de pe imaginea documentului. Ulterior, după procesele de verificare a integrității și calității, produsul se predă clientului, în cazul în care acesta alege gestiunea inhouse a arhivei electronice, sau se integrează în platforma noastră Cloud iar clientul primește acces prin username și parolă, în cadrul soluției de management digital al arhivei.
