Valul transformării digitale care scutură din temelii organizațiile de toate dimensiunile și domeniile este real iar numeroasele sale beneficii remodelează peisajul competitiv. Continuați cu digitizarea documentelor, sau rămâneți fără răspuns la întrebarea „Noi de ce nu mai suntem profitabili?”.

Hârtia e prezentă peste tot. În Financiar, Contabilitate, H.R., Juridic, etc. Toate departamentele funcționează pe procese bazate pe hârtie, care încetinesc semnificativ performanța atunci când procesează mii de task-uri. Hârtia nu este un inamic dar nu face nici favoruri. Digitizarea documentelor de pe hârtie este primul pas spre transformarea digitală și cel mai rapid mod de a economisi resurse aparent neglijabile dar realmente costisitoare în fluxul informațional și operațional al companiilor.

Mult prea mult timp, multe companii au folosit o metodă greșită de reținere și utilizare a informațiilor. În medie, angajații petrec 30-40% din timp în căutarea informațiilor necesare, în dulapuri prin dosare sau bibliorafturi, în arhiva din subsol sau mansardă, în email, etc. Ce s-ar întampla dacă toate acele ore irosite ar putea fi folosite pentru a face afaceri mai competitive, mai eficiente? Companiile și organizațiile care au înțeles nevoia schimbării și au abordat viziunea modernă a documentelor electronice și a unui sistem de management al acestora, au obținut deja economii considerabile de cost prin transformarea proceselor tradiționale fizice și greoaie în experiențe convenabile, digitale, orientate spre utilizatori.

De la producție la comerț cu amănuntul, sănătate, justiție etc, organizațiile din întreaga lume descoperă beneficiile transformării digitale. Rezultatele nete sunt aceleași: fiabilitatea automatizării proceselor, cunoașterea capacităților de lucru, iar în final – procese de afaceri moderne și facile, la niveluri complexe.

Faceti primul pas spre digitizare: trecerea de la hârtie la documente electronice aduce economii semnificative prin reducerea timpului de realizare al sarcinilor și degrevarea fluxului operațional, informațional în companii.

Etapele arhivării electronice, pe scurt:

1. Analiza arhivei:

Se stabilesc tipurile de documente și schemele de indexare, numărul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea în care acestea vor fi preluate din arhiva fizică, dacă este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, producție, resurse umane etc.

Tot în această fază se stabilește modul de utilizare ulterioară al documentelor în funcție de care se stabilesc parametrii scanării (rezoluția, tipul scanării – alb/negru sau color, sau alți parametri ce depind de starea documentelor).

Un alt parametru de stabilit este numărul și tipul de indecși ce vor defini documentele scanate. În acord comun se stabilesc cele mai importante criterii de căutare ale documentelor pentru care se vor genera indecși. Un număr prea mare (inutil) de indecși poate ridica nejustificat prețul realizarii arhivei electronice, în timp ce alegerea unui număr insuficient de indecși poate face dificilă căutarea ulterioară a documentelor.

2. Modelarea:

Se realizează modelele logice în aplicația de captură și, dacă este cazul unui import de date, în aplicația de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate cu cele reale.

3. Pregătirea arhivei fizice:

Documentele sunt pregătite pentru conversie: scoaterea agrafelor, capselor, desprăfuirea (dacă este cazul), ajustarea și îndreptarea paginilor, separarea seturilor de documente pentru scanat.

4. Scanarea documentelor:

Documentele sunt scanate, păstrându-se ordinea foilor; imaginile obținute sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate dacă este cazul. Scanarea se poate face manual (document cu document) în cazul documentelor diferite ca formă și mărime (desene și hărți de format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce înseamnă documentație scrisă, foi A4 sau A3).

În cazul scanării automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumită clasă (conform analizei făcute la punctul 1) este însoțit de un separator care se scanează odată cu documentele. Acest separator conține o serie de informații ce permit catalogarea automată a pachetului (salvarea documentelor scanate se face într-un director separat, purtând atributele pachetului de documente scanate). Atributele pachetului sunt automat recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de bare 2D conținut de separator.

5. Reconstituirea arhivei fizice

Documentele sunt reconstituite în forma și ordinea originală (bibliorafturi, dosare, etc.) pentru a fi returnate beneficiarului în forma inițială.

6. Indexarea documentelor scanate (fisiere)

Documentele obținute în urma scanării sunt indexate automat sau sunt preluate la indexare de către operatori, completându-se pentru fiecare tip de document schema de indexare stabilită cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

Indecșii sunt generati în format .txt, utilizând un separator specific ca punct, punct si virgulă etc. În felul acesta pot fi preluați (importați) de orice program tip bază de date sau Document Management utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea codului de bare 2D.

7. Verificarea finală și predarea.

Documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se confruntă vizual datele din indecși si cele de pe imaginea documentului. Ulterior, după procesele de verificare a integrității și calității, produsul se predă clientului, în cazul în care acesta alege gestiunea inhouse a arhivei electronice, sau se integrează în platforma noastră Cloud iar clientul primește acces prin username și parolă, în cadrul soluției de management digital al arhivei.

Rezultatul și beneficiile unei arhive electronice:

Reducere de costuri. 

Economiile semnificative: înlocuirile de toner, mentenanța echipamentelor și costurile de curierat scad, dulapurile voluminoase dispar și prin reutilizarea zonelor de depozitare documente obțineți un confort în birourile dvs.

Îmbunătățiți securitatea.

Implementați accesul partajat pe nivele al personalului la documente și informații. Impiedicați breșele de securitate ale informației. Asigurați-vă o mai bună protecție dar și back-up în cazul unui dezastru, prin păstrarea și asigurarea unei arhive electronice.

Costuri mai mici pentru stocarea documentelor.

Crearea și stocarea documentelor de hârtie este costisitoare. Un dulap de patru sertare ocupă mult spatiu; o duzină de dulapuri de acest gen ar necesita un angajat în plus. Trecerea de la un sistem digital de management al documentelor oferă economii reale cu privire la personal, stocarea documentelor, copiere, imprimare și flux informații.

Acces rapid și uniform la informație structurată.

Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informațiile esențiale pentru organizație sunt accesibile prin internet și aplicații de tip portal. Oferiți membrilor echipei dumneavoastră libertatea de a menține productivitatea afacerii:

Oricând: Fusurile orare și programele de călătorie agitate nu mai reprezintă un obstacol. Mențineți afacerea într-o lume asincronă.
Oriunde: Păstrați conexiunea oriunde în lume: pe șosea, dintr-un birou de acasă sau oriunde, cu o conexiune la rețea.
Oricum: Acces pe Smartphone-uri, tablete, laptop-uri; Mac, Windows, iOS, Android;