Cabinetele de avocatură și birourile notariale produc cantități considerabile de documente, majoritatea în formă fizică. Frecvența utilizării acestora e și ea extrem de mare, prin natura domeniului. Dosarele clienților se modifică și completează continuu, deci regăsirea rapidă a acestora e esențială.

Faptul că arhiva de documente este hibridă (o parte este în format electronic iar alta se află in dosarele de documente), îngreunează procesul de sintetizare rapidă și implicit imaginea completă a situației clienților ”la zi”.

Nevoile sunt clare:

• Acces instant la informație structurată, completă;
• Facilitarea procesului de distribuție a documentelor, atât intern cât și extern;
• Trasabilitatea și versionarea documentelor în fluxul creării;
• Optimizarea spațiului si a costurilor de stocare a documentelor fizice;

Soluțiile sunt simple:

• Arhivarea electronică (conversia in PDF securizat) a documentelor fizice, corelarea lor cu cele electronice pe fiecare client și centralizarea dosarelor electronice in baza de date a clienților;
• Stabilirea regulilor predefinite de circulație a documentelor și a drepturilor de acces / dispoziție a utilizatorilor, conform politicii interne, pentru un flux eficient și trasabilitate operațiunilor;
• Inventarierea electronică (baze de date) a dosarelor fizice de clienți, etichetarea lor cu numărul corespondent din baza de date și ordonarea lor în dulapurile de arhivă, alfabetic, cronologic, structural, etc, conform structurii dorite;
• Distrugerea condifențială a documentelor expirate și a ciornelor.