Cabinetele de avocatură și birourile notariale produc cantități considerabile de documente, majoritatea în formă fizică. Frecvența utilizării acestora e și ea extrem de mare, prin natura domeniului. Dosarele clienților se modifică și completează continuu, deci regăsirea rapidă a acestora e esențială.
Faptul că arhiva de documente este hibridă (o parte este în format electronic iar alta se află in dosarele de documente), îngreunează procesul de sintetizare rapidă și implicit imaginea completă a situației clienților ”la zi”.
Nevoile sunt clare:
- Acces instant la informație structurată, completă;
- Facilitarea procesului de distribuție a documentelor, atât intern cât și extern;
- Trasabilitatea și versionarea documentelor în fluxul creării;
- Optimizarea spațiului si a costurilor de stocare a documentelor fizice;
Soluțiile sunt simple:
- Arhivarea electronică (conversia in PDF securizat) a documentelor fizice, corelarea lor cu cele electronice pe fiecare client și centralizarea dosarelor electronice in baza de date a clienților;
- Stabilirea regulilor predefinite de circulație a documentelor și a drepturilor de acces / dispoziție a utilizatorilor, conform politicii interne, pentru un flux eficient și trasabilitate operațiunilor;
- Inventarierea electronică (baze de date) a dosarelor fizice de clienți, etichetarea lor cu numărul corespondent din baza de date și ordonarea lor în dulapurile de arhivă, alfabetic, cronologic, structural, etc, conform structurii dorite;
- Distrugerea condifențială a documentelor expirate și a ciornelor.