Administrația publică face parte din sectoarele cu cel mai mare volum de documente creat și gestionat zilnic. Instituțiile publice trebuie să păstreze volume importante de date confidențiale pentru o perioadă lungă de timp, dar și să asigure totodată accesul la informații de interes public, conform legii 544/2001. Cel puțin din aceste motive, circuitul și clasificarea documentelor în aceste instituții trebuie să fie bine construite, bazate pe reguli clare și coerente.

Arhivarea documentelor în instituțiile publice este hibridă: o parte este în format electronic iar alta se află in dosarele de documente, iar acest lucru îngreunează procesul de sintetizare rapidă și implicit imaginea completă a situației clienților ”la zi”. Soluția este retro-digitalizarea documentelor din hartie și centralizarea informației in sistem, pentru o circulație facilă și modernă.

În cazul în care întâmpinaţi următoarele probleme:

• Întârzieri repetate în procesarea informațiilor și răspunsul către public;
• Aceleaşi informatii trebuie create/prelucrate de două sau de mai multe ori de către persoane diferite – cea mai frecventă problemă;
• Regăsirea documentelor necesită prea mult timp;
• Sarcinile administrative sunt greu de realizat;
• Lipsa resurselor necesare pentru administrarea în timp util documentelor;
• Pierderi de informaţii;
• Sancţiunile din partea conducerii vizează ineficienţa gestionării informatiilor;

Înseamnă că obiectivele dumneavoastră imediate sunt:

• Optimizarea fluxului documentelor în cadrul instituției;
• Reducerea costurilor cu administrarea şi depozitarea documentelor;
• Creşterea eficienţei de lucru intern și extern;
• Optimizarea numărului de personal administrativ;
• Implementarea și respectarea standardelor din ce în ce mai stricte (GDPR, etc);

Iar rezultatele sunt clare:

• O arhivă electronică funcțională, clasificată, repartizată pe departamente, și securizată, care răspunde nevoilor dvs de a regăsi informații complete și precise.
• O arhivă fizică ordonată și funcțională în depozitul dvs;
• Inventarele electronice ale arhivei fizice la fiecare departament sau centralizat, la nivel de dosar/biblio;
• Asigurarea standardelor de păstrare a documentelor și securitatea în fața riscurilor, conform normelor legale;
• Mai mult spațiu în depozitul arhivei, după eliminarea documentelor expirate;