Autor
Locul 2 În Top Afaceri Romania – Brașov Ediția 2024, la categoria “Activități Ale Bibliotecilor Și Arhivelor”
DMS-MIT, clasată timp de 4 ani în Topul Național al Firmelor – faza județeană, performanță evidențiată în cadrul Galei Excelenței în Afaceri 2024 – ediția a XVIII-a, un eveniment unic și de tradiție, care premiază companiile brașovene cu rezultate economico – financiare remarcabile pe parcursul ultimilor ani și consecvență în Topul Național al Firmelor.
Locul 2 În Top Afaceri Romania – Brașov Ediția 2023, la categoria “Activități Ale Bibliotecilor Și Arhivelor”
DMS-MIT, laureată în cadrul Topului Național al Firmelor – Faza Județeană 2023, cel mai amplu eveniment al Camerei de Comerț și Industrie Brașov în cadrul căruia au fost premiate cele mai performante companii din județul Brașov.
Utilizarea fluxurilor de lucru digitale în loc de hârtie are ca rezultat o mai mare transparență, permițând conducerii să monitorizeze procesele de afaceri în timp real pentru o luare a deciziilor mai inteligente.
Capturați informațiile din documentele primite, cu indexare inteligentă. Furnizați o locație centrală și sigură pentru fiecare set de documente, în care toate datele pot fi imediat căutate. Generați apoi fluxuri de lucru rapide și flexibile pentru a asigura traseul complet în procesele dvs. de aprobare documente.
Cu DMS, recâștigați controlul asupra documentelor și proceselor în compania dvs. Uitați de unități partajate, liste de memento cu taskuri de rezolvat pe telefon sau laptop. Gestionați modern documentele dvs de oriunde ați fi: de acasă, din teren, de la birou, colaborați rapid cu filialele și punctele de lucru.
Alegeți procese digitale, fără hârtii, pentru a oferi angajaților acces facil la informații, de la distanță.
Descoperiți cu câtă ușurință echipa dvs. poate implementa o soluție modernă de gestionare a documentelor bazată pe cloud pentru a digitaliza documentele fizice și a permite angajaților dvs. de la distanță să acceseze cu ușurință informațiile atunci când au nevoie.
În prezent au apărut noi oportunități – și noi presiuni – asupra departamentelor financiare. CFO și echipa sa trebuie să ofere o perspectivă mai profundă și o direcție mai strategică decât înainte, cu bugete și resurse cât mai restrânse. Cum găsesc ei timp, cum mobilizează oameni și împart informații în cel mai eficient, rapid și productiv mod posibil?
Departamentul Financiar trebuie să furnizeze cifre cheie care să arate poziția pe piață a companiei, precum și rentabilitatea și lichiditatea. Acest lucru este posibil numai dacă procesele de bază ale account payable si receivable sunt executate în siguranță și fără erori.
Valul transformării digitale care scutură din temelii organizațiile de toate dimensiunile și domeniile este real iar numeroasele sale beneficii remodelează peisajul competitiv. Continuați cu digitizarea documentelor, sau rămâneți fără răspuns la întrebarea „Noi de ce nu mai suntem profitabili?”.
Conversia electronica a documentelor de pe hârtie este primul pas spre transformarea digitală și cel mai rapid mod de a economisi resurse aparent neglijabile dar realmente costisitoare în fluxul informațional și operațional în companii.
Având în vedere că nevoia de informație rapidă este acută, administrarea documentelor devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele dezorganizate și nearhivate corespunzător pot afecta comunicarea, pot goli resursele și încetini evoluția companiei. De aceea, managementul corespunzător al documentelor vă va ajuta să obțineți avantaje competitive de business. Organizațiile sunt în prezent forțate să-și examineze nevoile și țelurile, să-și revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedura de utilizare a documentelor. Managementul documentelor oferă accesul rapid la documente și informații din cadrul organizației pentru a satisface cerințele exigente de evoluție a afacerii.
Cat de departe a ajuns compania dvs. cu procesul de digitalizare? Astazi, proprietarii de afaceri sunt nevoiti sa devina din ce in ce mai experimentati pentru a se mentine, iar afacerile simt din ce in ce mai mult nevoia de a-si optimiza fluxurile: din hartie in format digital. Aproape orice – de la rapoartele companiei la inregistrarile financiare sau proceduri de lucru – poate fi acum creat si stocat digital, pe servere, cloud, hard disk-uri si chiar telefoane mobile.
Digitizarea a inceput deja sa schimbe lumea afacerilor, dar oamenii de stiinta spun ca este posibil sa fi provocat si o revolutie cognitiva. Intrebarea daca creierul uman este echipat in mod adecvat pentru a face un salt atat de abrupt de la solutii de hartie onorate in timp, pana la locurile de munca digitale, dezbatute astazi la cald intre oamenii de stiinta.
Arhivarea presupune păstrarea documentelor în anumite condiții proprii cu asigurarea împotriva degradării / deteriorării lor, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp reglementate legal. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie capabile să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.
Până acum, termenele de păstrare ale documentelor contabile erau cel mai clar reglementate de OMFP 2634 / 2015, care preciza setul complet de norme în privința păstrării documentelor, de la ce mențiuni trebuie înscrise și până la forma de păstrare și termenele obligatorii și anume: 10 ani pentru înregistrările contabile, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrau timp de 50 ani și documentele din anexa 4 a aceluiași Ordin, care se păstrau 5 ani.
Managementul documentelor, cunoscut și sub denumirea de DMS – Document Management System, este o tehnologie care permite stocarea și organizarea informațiilor intr-un sistem de fisiere digitale, în cadrul căruia accesările și circulația documentelor se fac într-un mod controlat și structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Aceste sisteme indexează, procesează, stochează, gestionează și urmărește documentele din organizația dvs, în fluxul lor.
