Managementul documentelor, cunoscut și sub denumirea de DMS – Document Management System, este o tehnologie care permite stocarea și organizarea informațiilor intr-un sistem de fisiere digitale, în cadrul căruia accesările și circulația documentelor se fac într-un mod controlat și structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Aceste sisteme indexează, procesează, stochează, gestionează și urmărește documentele din organizația dvs, în fluxul lor.
Care sunt avantajele managementului documentelor?
1. Reducerea costurilor de administrare şi depozitare a documentelor
Implementarea unui DMS este primul pas în crearea unui „birou digital” și vă va scăpa de multe probleme:
Mai puțin timp pentru căutare informației – o sarcină greoaie și costisitoare – și mai mult timp pentru core-business.
Nu mai trebuie să creați mai multe versiuni ale aceluiași document pentru distribuire. În schimb, puteți stoca o copie principală într-o locație centrală pentru un acces ușor.
Dincolo de costul real al hârtiei – distribuirea și stocarea documentelor fizice este costisitoare. Digitalizarea documentelor va reduce costurile de imprimare și alte costuri operaționale, cum ar fi depozitarea documentelor neimportante, rezultate din procesul de afaceri.
2. O mai bună conformitate și securitate
Securizarea informațiilor vitale în afaceri este esențială pentru continuitatea afacerii și vă asigură că nu „stricați” o relație cu un client prin pierderea datelor sensibile. Un DMS securizează și protejează informațiile sensibile, deoarece acestea sunt partajate în organizația dvs. și oferă confidențialitate completă a datelor, datorită măsurilor viguroase de siguranță și recuperare, în caz de dezastru.
Controlați accesul la documente
Puteți controla cine poate vizualiza, modifica și partaja informații prin setarea drepturilor utilizatorului și ale administrației. Dacă, de exemplu, aveți un contract pe care doriți să îl vadă doar un reprezentant de vânzări, puteți seta drepturi individuale de acces.
Pregătiți-vă pentru cele mai grave cazuri
Centrele de date pot eșua, iar catastrofele naturale se întâmplă. Nu vreți să vă imaginați o situație în care datele dvs „tocmai au dispărut”. Chiar dacă șansa unui astfel de dezastru poate fi slabă, ați risca? În schimb, creați copii de rezervă multiple, sigure și redundante folosind un DMS, astfel încât atunci când se produce un dezastru, puteți să vă întoarceți rapid la zi.
Protejați-vă informațiile
În cele din urmă, sunteți la punct cu regulamente precum HIPAA și Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Nerespectarea unei asemenea conformități poate duce la sancțiuni dure.
3. Integrare rapidă și ușoară între sisteme
Integrarea între aplicații și platforme este ușoară și asigură un flux lin și sigur de informații între oameni. Aceste sisteme se pot integra, de asemenea, cu sistemele pe care le utilizați în prezent pentru a crea o infrastructură de documente consecventă și automatizarea proceselor.
De exemplu, softul nostru DMS este integrabil cu SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, QuickBooks și Microsoft Outlook, ceea ce înseamnă că puteți arhiva, indexa, gestiona și partaja în siguranță totul de la documente, fișiere, informații financiare și e-mailuri.
4. Productivitatea și eficiența îmbunătățite în domeniile cheie de afaceri
Conform unui sondaj IDC din 2012, „angajații pierd o perioadă semnificativă de timp în fiecare săptămână care se confruntă cu o varietate de provocări legate de lucrul cu documente. Acest timp pierdut costă organizația 19.732 de dolari pe angajat pe an și reprezintă o pierdere de 21,3% din productivitatea totală. Pentru o organizație cu 1.000 de persoane, abordarea acestor deficiențe ar însemna o angajare a 213 de noi angajați.”
DMS rezolvă această problemă prin simplificarea modului în care scanați, stocați, prelucrați și regăsiți documentele, dar și automatizând fluxurile de lucru, pentru ca dvs să vă concentrați pe liniile principale de business.