Noua regula de arhivare state plata aduce clarificari semnificative privind termenele de pastrare și arhivare a documentelor. Implementarea acestei reglementari necesita o atenta monitorizare a conformitatii cu noile standarde si cerinte legislative. Subiectul arhivării statelor de plată a salariilor ramane controversat si intens dezbătut, inca de la momentul modificării art. 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității, prin Legea 195/2022, dar și prin Legea 36/2023.

Legea 195/2022 prevedea, la art. 25 alin. (1¹), faptul că, începând cu 1 ianuarie 2023, obligația de arhivare a statelor de plată a salariilor va fi de doar 5 ani, în loc de 50 de ani, respectiv pentru statele de plată a salariilor pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate.

Articolul 25 alin. (1) menține însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (1¹) fiind o excepție incadrativa, ca mai sus si aici necesita precautia creatorului de documene, in speta – statele de plata. Sa nu omitem faptul ca atat Legea 195/2022 cat si Legea 36/2023, nu sunt retroactive, fapt ce presupune ca pastrarea statelor de plata create inainte de ianuarie 2022, se face tot pe 50 ani. Tot aici, mai intervine un aspect extrem de important si anume – retributiile renumerative suplimentare, care, cu precadere pentru perioadele mai vechi, nu se regasesc decat in statul de plata / retributie al salariatilor. Ori, la momentul recalcularii pensiilor, intampinam o problema serioasa daca nu avem vechile state de plata la dispozitie.

vezi si Seniority – Software de arhivare state plata, dedicat evidentei si gestiunii informatice a statelor de plata

In iulie 2022, Arhivele Naționale au punctat intr-un răspuns catre Uniunea Naționala a Practicienilor în Insolvență în România faptul că dosarele de personal create și deținute de entități publice sau private nu se înscriu în categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru care se aplică un termen de arhivare de 75 ani, situația lor fiind reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților. „Din experiența practică și având în vedere impactul social existent cu privire la reconstituirea drepturilor de pensie ale cetățenilor, apreciem că s-ar justifica menținerea aceluiași termen de păstrare de 50 de ani, atât în cazul dosarelor personale, cât și în cazul statelor de salarii, a altor documente care au stat la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și a obligațiilor fiscale aferente, acestea fiind utilizate la stabilirea drepturilor de pensie și a altor drepturi de natură socială”, se menționează în sursa citată.

Ulterior prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în noua formă se prevede că ”registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”

Astfel, angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să calculeze cu prudență termenul de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022.

Referitor la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal, având în vedere că acestea includ documentele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante pentru probarea raporturilor de muncă sau a calificărilor deținute de acesta, acest termen ar trebui să curgă după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul.

Cum funcționează un DMS Data Management System? este o platformă digitală prin care companiile pot organiza, stoca și gestiona documentele într-un mod rapid, sigur și eficient. Printr-un DMS, informațiile circulă mai ușor în organizație, iar procesele administrative sunt automatizate și conforme cu legislația în vigoare. Utilizarea fluxurilor de lucru digitale în loc de hârtie are ca rezultat o mai mare transparență, permițând conducerii să monitorizeze procesele de afaceri în timp real pentru o luare a deciziilor mai inteligente.

Capturați informațiile din documentele primite, cu indexare inteligentă. Furnizați o locație centrală și sigură pentru fiecare set de documente, în care toate datele pot fi imediat căutate. Generați apoi fluxuri de lucru rapide și flexibile pentru a asigura traseul complet în procesele dvs. de aprobare documente.

Mai departe →

Utilizați soluții DMS pentru IMM, recâștigând controlul asupra documentelor și proceselor în compania dvs. Uitați de unități partajate, liste de memento cu taskuri de rezolvat pe telefon sau laptop. Gestionați modern documentele dvs de oriunde ați fi: de acasă, din teren, de la birou, colaborați rapid cu filialele și punctele de lucru. Alegeți procese digitale, fără hârtii, pentru a oferi angajaților acces facil la informații, de la distanță.
Descoperiți cu câtă ușurință echipa dvs. poate implementa o soluție modernă de gestionare a documentelor bazată pe cloud pentru a digitaliza documentele fizice și a permite angajaților dvs. de la distanță să acceseze cu ușurință informațiile atunci când au nevoie.
Mai departe →

Beneficii DMS în departamentul Financiar: Înregistrați și programați rapid plățile și încasările, eficiență și profitabilitate, procesare rapidă a facturilor.

În prezent au apărut noi oportunități – și noi presiuni – asupra departamentelor financiare. CFO și echipa sa trebuie să ofere o perspectivă mai profundă și o direcție mai strategică decât înainte, cu bugete și resurse cât mai restrânse. Cum găsesc ei timp, cum mobilizează oameni și împart informații în cel mai eficient, rapid și productiv mod posibil Departamentul Financiar trebuie să furnizeze cifre cheie care să arate poziția pe piață a companiei, precum și rentabilitatea și lichiditatea. Acest lucru este posibil numai dacă procesele de bază ale account payable si receivable sunt executate în siguranță și fără erori.

Mai departe →

Beneficiile arhivării electronice se conturează din ce în ce mai clar și remodelează peisajul competitiv în fața valului real al transformării digitale care scutură din temelii organizațiile de toate dimensiunile și domeniile. Continuați cu digitizarea documentelor, sau rămâneți fără răspuns la întrebarea „Noi de ce nu mai suntem profitabili?”.

Conversia electronica a documentelor de pe hârtie este primul pas spre transformarea digitală și cel mai rapid mod de a economisi resurse aparent neglijabile dar realmente costisitoare în fluxul informațional și operațional în companii.
Mai departe →

Cu soluțiile complete pentru digitalizarea documentelor, organizațiile moderne pot beneficia de eficiență sporită și de acces ușor la informații. Procesul de digitalizare a documentelor este esențial în mediul de afaceri actual, iar soluțiile tehnologice avansate fac posibilă gestionarea eficientă a fluxurilor de lucru. Prin implementarea digitalizării documentelor, organizațiile pot reduce costurile, îmbunătăți securitatea și optimiza procesele operaționale. Având în vedere că nevoia de informație rapidă este acută, managementul documentelor devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele dezorganizate și nearhivate corespunzător pot afecta comunicarea, pot goli resursele și încetini evoluția companiei. De aceea, managementul corespunzător al documentelor vă va ajuta să obțineți avantaje competitive de business. Organizațiile sunt în prezent forțate să-și examineze nevoile și țelurile, să-și revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedura de utilizare a documentelor. Managementul documentelor oferă accesul rapid la documente și informații din cadrul organizației pentru a satisface cerințele exigente de evoluție a afacerii.

Nevoia unui management de documente vine datorită:

– Dificultății gestionării și procesării documentelor, mai ales în format fizic;
– Întârzierilor înregistrării și căutării informațiilor din documente;
– Timpului de răspuns relativ mare;
– Existenței și funcționării defectuoase a unei arhive hibride (amestec de documente fizice cu electronice);
– Varietății mediilor de intrare a documentelor în organizație (fax, mail, fizic);
– Nevoii de trasabilitate și versiunionării documentelor;
– Nevoii alocării documentelor într-un flux de lucru predefinit și automat;
– Pierderii accidentale a informațiilor (documentelor);
– Gradului ridicat de eroare umană;
– Nevoii de eficientizare a resurselor de personal.

Managementul documentelor este o activitate complexă și minuțioasă, care necesită experiență și cunoștințe de specialitate, mai ales în condițiile în care tot mai multe companii iși implementează sisteme de management pentru arhivele electronice, în timp ce continuă să păstreze și arhivele fizice. Aceste sisteme nu sunt complet funcționale până nu înglobează și rezultatul conversiei de documente fizice existente în companie.

Mai departe →

Lupta dintre hârtie și documente digitale este sustinuta psihologic de o disputa intre constient, cu o inclinatie pro-reciclare si inconstientul care sprijina folosirea hartiei; inconstientul are o putere mult mai mare, dictand, intr-un final, alegerea hartiei. Sunt deci, avantaje si dezavantaje privind abordarea suportului informational al companiilor, daca privim mai ales scopurile, destinatia si modalitatile de lucru si colaborare a acestor informatii.

Cat de departe a ajuns compania dvs. cu procesul de digitalizare? Astazi, proprietarii de afaceri sunt nevoiti sa devina din ce in ce mai experimentati pentru a se mentine, iar afacerile simt din ce in ce mai mult nevoia de a-si optimiza fluxurile: din hartie in format digital. Aproape orice – de la rapoartele companiei la inregistrarile financiare sau proceduri de lucru – poate fi acum creat si stocat digital, pe servere, cloud, hard disk-uri si chiar telefoane mobile.

Digitizarea a inceput deja sa schimbe lumea afacerilor, dar oamenii de stiinta spun ca este posibil sa fi provocat si o revolutie cognitiva. Intrebarea daca creierul uman este echipat in mod adecvat pentru a face un salt atat de abrupt de la solutii de hartie onorate in timp, pana la locurile de munca digitale, dezbatute astazi la cald intre oamenii de stiinta.

Mai departe →

Anumite termene păstrare documente au suferit modificări recente. Arhivarea presupune păstrarea documentelor în anumite condiții proprii cu asigurarea împotriva degradării / deteriorării lor, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp reglementate legal. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie capabile să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.

Până acum, termenele de păstrare ale documentelor contabile erau cel mai clar reglementate de OMFP 2634 / 2015, care preciza setul complet de norme în privința păstrării documentelor, de la ce mențiuni trebuie înscrise și până la forma de păstrare și termenele obligatorii și anume: 10 ani pentru înregistrările contabile, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrau timp de 50 ani și documentele din anexa 4 a aceluiași Ordin, care se păstrau 5 ani.

Mai departe →

Avantajele arhivării electronice se concretizează în managementul documentelor, cunoscut și sub denumirea de DMS – Document Management System, este o tehnologie care permite stocarea și organizarea informațiilor intr-un sistem de fisiere digitale, în cadrul căruia accesările și circulația documentelor se fac într-un mod controlat și structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Aceste sisteme indexează, procesează, stochează, gestionează și urmărește documentele din organizația dvs, în fluxul lor.

Mai departe →