Subiectul arhivării statelor de plată a salariilor ramane controversat si intens dezbătut, inca de la momentul modificării art. 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității, prin Legea nr. 195/2022, dar și prin Legea nr. 36/2023.
Legea nr. 195/04.07.2022 prevedea, la art. 25 alin. (11), faptul că, începând cu 1 ianuarie 2023, obligația de arhivare a statelor de plată a salariilor va fi de doar 5 ani, în loc de 50 de ani, respectiv pentru statele de plată a salariilor pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate.
Articolul 25 alin. (1) menține însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (11) fiind o excepție incadrativa, ca mai sus si aici necesita precautia creatorului de documene, in speta – statele de plata. Sa nu omitem faptul ca atat Legea 195/2022 cat si Legea 36/2023, nu sunt retroactive, fapt ce presupune ca pastrarea statelor de plata create inainte de ianuarie 2022, se face tot pe 50 ani. Tot aici, mai intervine un aspect extrem de important si anume – retributiile renumerative suplimentare, care, cu precadere pentru perioadele mai vechi, nu se regasesc decat in statul de plata / retributie al salariatilor. Ori, la momentul recalcularii pensiilor, intampinam o serioasa problema daca nu avem vechile state de plata la dispozitie.
In iulie 2022, Arhivele Naționale au punctat intr-un răspuns catre Uniuniea Naționala a Practicienilor în Insolvență în România faptul că dosarele de personal create și deținute de entități publice sau private nu se înscriu în categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru care se aplică un termen de arhivare de 75 ani, situația lor fiind reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților. „Din experiența practică și având în vedere impactul social existent cu privire la reconstituirea drepturilor de pensie ale cetățenilor, apreciem că s-ar justifica menținerea aceluiași termen de păstrare de 50 de ani, atât în cazul dosarelor personale, cât și în cazul statelor de salarii, a altor documente care au stat la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și a obligațiilor fiscale aferente, acestea fiind utilizate la stabilirea drepturilor de pensie și a altor drepturi de natură socială”, se menționează în sursa citată.
Ulterior prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în noua formă se prevede că ”registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
Astfel, angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să calculeze cu prudență termenul de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022.
Referitor la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal, având în vedere că acestea includ documentele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante pentru probarea raporturilor de muncă sau a calificărilor deținute de acesta, acest termen ar trebui să curgă după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul.
Utilizarea fluxurilor de lucru digitale în loc de hârtie are ca rezultat o mai mare transparență, permițând conducerii să monitorizeze procesele de afaceri în timp real pentru o luare a deciziilor mai inteligente.
Cu DMS, recâștigați controlul asupra documentelor și proceselor în compania dvs. Uitați de unități partajate, liste de memento cu taskuri de rezolvat pe telefon sau laptop. Gestionați modern documentele dvs de oriunde ați fi: de acasă, din teren, de la birou, colaborați rapid cu filialele și punctele de lucru.
În prezent au apărut noi oportunități – și noi presiuni – asupra departamentelor financiare. CFO și echipa sa trebuie să ofere o perspectivă mai profundă și o direcție mai strategică decât înainte, cu bugete și resurse cât mai restrânse. Cum găsesc ei timp, cum mobilizează oameni și împart informații în cel mai eficient, rapid și productiv mod posibil?
Valul transformării digitale care scutură din temelii organizațiile de toate dimensiunile și domeniile este real iar numeroasele sale beneficii remodelează peisajul competitiv. Continuați cu digitizarea documentelor, sau rămâneți fără răspuns la întrebarea „Noi de ce nu mai suntem profitabili?”.
Având în vedere că nevoia de informație rapidă este acută, administrarea documentelor devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele dezorganizate și nearhivate corespunzător pot afecta comunicarea, pot goli resursele și încetini evoluția companiei. De aceea, managementul corespunzător al documentelor vă va ajuta să obțineți avantaje competitive de business. Organizațiile sunt în prezent forțate să-și examineze nevoile și țelurile, să-și revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedura de utilizare a documentelor. Managementul documentelor oferă accesul rapid la documente și informații din cadrul organizației pentru a satisface cerințele exigente de evoluție a afacerii.
Cat de departe a ajuns compania dvs. cu procesul de digitalizare? Astazi, proprietarii de afaceri sunt nevoiti sa devina din ce in ce mai experimentati pentru a se mentine, iar afacerile simt din ce in ce mai mult nevoia de a-si optimiza fluxurile: din hartie in format digital. Aproape orice – de la rapoartele companiei la inregistrarile financiare sau proceduri de lucru – poate fi acum creat si stocat digital, pe servere, cloud, hard disk-uri si chiar telefoane mobile.
Arhivarea presupune păstrarea documentelor în anumite condiții proprii cu asigurarea împotriva degradării / deteriorării lor, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp reglementate legal. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie capabile să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.