Cum funcționează un DMS Data Management System? este o platformă digitală prin care companiile pot organiza, stoca și gestiona documentele într-un mod rapid, sigur și eficient. Printr-un DMS, informațiile circulă mai ușor în organizație, iar procesele administrative sunt automatizate și conforme cu legislația în vigoare. Utilizarea fluxurilor de lucru digitale în loc de hârtie are ca rezultat o mai mare transparență, permițând conducerii să monitorizeze procesele de afaceri în timp real pentru o luare a deciziilor mai inteligente.
Capturați informațiile din documentele primite, cu indexare inteligentă. Furnizați o locație centrală și sigură pentru fiecare set de documente, în care toate datele pot fi imediat căutate. Generați apoi fluxuri de lucru rapide și flexibile pentru a asigura traseul complet în procesele dvs. de aprobare documente.
Cum funcționează un DMS?
- Capturare și digitalizare – documentele fizice sunt scanate și transformate în format electronic.
- Indexare inteligentă – fiecare document este organizat pe criterii (nume, dată, tip, departament etc.), pentru regăsire rapidă.
- Stocare centralizată – toate fișierele sunt păstrate într-un depozit digital securizat.
- Acces și partajare – utilizatorii pot consulta, modifica și aproba documentele în funcție de drepturile setate.
- Automatizare procese – fluxurile de lucru (aprobări, validări, arhivare) sunt automatizate, eliminând întârzierile și erorile umane.
Scanarea documentelor și indexarea datelor: Indexați inteligent toate facturile primite
Avantajul soluției noastre începe cu indexarea inteligentă, un sistem de învățare automată care înțelege și extrage datele din orice factură. Aceste date critice indexate reprezintă centrul soluției, deoarece determină procesele de flux de lucru. DMS Intelligent Indexing înlocuiește introducerea de date greșită și anevoioasă prin recunoașterea și înregistrarea tuturor datelor tipărite pe facturi.
Stocare sigură: Arhivați și preluați cu ușurință documentele digitale
Toate facturile sunt stocate într-un file-cabinet securizat și accesibil, bine organizat pe baza datelor indexului capturat. Aplicați politici de păstrare, colectați rapid pentru audituri sau analizați pentru îmbunătățiri ale proceselor departamentale. Accesați oricând, oriunde, de pe orice dispozitiv – inclusiv pe telefonul mobil.
Flux de lucru automat: Traseu digital pentru aprobare și răspuns
- Direcționați facturile prin intermediul fluxurilor de aprobare pentru o decizie mai rapidă sau inițiați o aprobare directă pe baza unor reguli predefinite.
- Gestionați cu ușurință excepțiile în timp ce mențineți vizibilitatea pe tot parcursul procesului. Creați o înregistrare ușoară si rapidă în sistemul dvs. ERP.
- Scanați, sortați și arhivați facturile din orice dispozitiv sau format (hârtie pdf, doc, e-mail, etc) într-o structură de fișiere organizate, ușor de urmărit și de procesat.
- Extrageți detaliile tuturor facturilor cu DMS Intelligent Indexing pentru împerechere automată a facturilor cu comenzile de achiziție (PO) corespunzătoare.
- Inlocuiți operațiile manuale cu aprobări automate bazate pe o potrivire multidirecțională, o potrivire rapidă (un furnizor aprobat cu o limită de plafon predefinită) sau un traseu pentru aprobarea unui centru de cost.
- Configurați fluxurile de lucru conform cu politica de aprobare și automatizați traseul documentelor catre factorii de decizie destinați.
- Generați automat înregistrări în sistemul dvs. ERP, eliminând dublarea datelor și reducând semnificativ erorile.
- Eliminați căutarea îndelungată a comenzilor de achiziție, a documentelor de expediere și a informațiilor necesare pentru procesarea facturii.
- Adnotați sau vizați pentru aprobare direct pe documentul electronic, pentru o comunicare eficientă și rapidă cu colegii.
- Mențineți conformitatea și o pistă de audit completă cu transparența istoricului aprobării, sau completarea automată și criptarea documentelor electronice.
Cui se adresează soluțiile DMS?
- Companii medii și mari care gestionează un volum ridicat de documente (facturi, contracte, documente HR).
- Instituții publice ce au obligația arhivării și păstrării documentelor conform normelor legale.
- Organizații și ONG-uri ce își doresc transparență și trasabilitate în gestionarea documentelor.
De ce să alegi un DMS?
Implementarea unui Document Management System nu înseamnă doar digitalizarea arhivei, ci și un pas important spre transformarea digitală a companiei. Este soluția prin care procesele devin mai simple, costurile se reduc, iar informația este protejată și accesibilă în orice moment.
