Procesare facturi cu DMS

DMS | Data more secure

  Economisiți spațiu, timp și abordati un mod eficient si relaxat de lucru, reducând eforturile echipei. Digitalizați facturile cu indexare inteligentă pentru o stocare în siguranță și flux eficient de informație digitală.

  Utilizați fluxurile de lucru preconfigurate pentru traseul aprobării sau utilizați procesarea directă pentru fluidizarea plăților și pentru a menține echipa eficienta. Eliminarea greșelilor de introducere a datelor, eliminarea hârtiei din procesul dumneavoastră și obținerea de aprobări în câteva minute, față de zile, sunt doar câteva avantaje cheie pentru digitalizarea și automatizarea procesului.

  Procesați facturile înainte de scadente, negociind reduceri la plată anticipată, evitați plățile cu întârziere și păstrați-vă furnizorii mulțumiți. Construiți-vă o poziție mai puternică pentru negocierea prețurilor sau reducerile suplimentare, pentru a economisi capital.

DMS Facturare

Avantaje

DMS | Data more secure

 
  Securitate și integritate
Deoarece documentele sensibile ajung în contabilitate zi de zi, securitatea, fiabilitatea și integritatea sistemelor digitale sunt foarte importante. Gestionarea drepturilor, antivirusul, traseele de audit, criptarea datelor și acuratețea informațiilor sunt fundamentale pentru procesele digitale.
 
  Fluxuri simplificate
Fluxul de lucru automat face conținutul să fie accesibil la o simplă apăsare a unui buton oricând și oriunde ai nevoie. Durează doar câteva secunde pentru a direcționa și partaja documente în mai multe departamente și sisteme.
 
  Reducerea riscului
Controalele de acces personalizate și securitatea datelor digitale fac mai ușoară și mai puțin costisitoare păstrarea conformității și reduc probabilitatea ca documentele lipsă să genereze amenzi sau venituri pierdute.
 

 
 
  Relații mai bune
Informațiile se află la doar câteva secunde cu o căutare rapidă – nu mai pune oamenii în așteptare să sape prin dosare. Oferă viteza și calitatea asistenței pe care clienții și vânzătorii o merită.
 
  Transparență
Utilizarea fluxurilor de lucru digitale în loc de hârtie are ca rezultat o mai mare transparență, permițând conducerii să monitorizeze procesele de afaceri în timp real pentru o luare a deciziilor mai inteligente.
 
  Impact pozitiv
Dacă aveți o inițiativă „verde”, unul dintre cele mai simple moduri de a reduce poluarea este de a imprima, expedia și depozita cât mai puțină hârtie.
 

Digitalizare în 4 pași

DMS | Data more secure

 
  1.) Scanarea și indexarea inteligentă a documentelor
 
Facturile pot veni de oriunde: PDF / XML, etc prin e-mail, prin fax, sau documente fizice. Indiferent de sursă sau format, sistemul de gestionare a documentelor preia facturile și începe procesul de „citire” a acestora. Sistemele de calitate scăzută vor salva o simplă imagine a documentului scanat și vor obliga utilizatorii să introducă date cheie precum sume, furnizori, informații fiscale, scadență și multe altele. Unele sisteme efectuează OCR pentru a citi textul pentru căutări cuvinte cheie. Cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor utilizează tehnologii moderne de scanare pentru a citi în mod inteligent documentul și a completa automat aceste date în câmpurile cheie de index.
 
  2.) Flux de lucru automatizat, bazat pe reguli
 
Odată ce sistemul de gestionare a documentelor indexează în mod inteligent factura primită și înțelege conținutul și scopul acesteia, poate utiliza date cheie de index cum ar fi vânzătorul , comanda de cumpărare, câmpurile de adresă , totalurile și multe altele pentru a decide automat modul în care trebuie procesate facturile. De exemplu, facturile de la un furnizor aprobat sub o anumită sumă pot fi aprobate automat, dacă s-a predefinit intern acest proces. Facturile de la un furnizor necunoscut iau alt traseu în fluxul de lucru înainte ca orice aprobare să se întâmple, protejându-vă de furnizorii frauduloși.
 
Facturile cu sume mari care necesită mai multe niveluri de aprobare bazate pe praguri de sume sau mai multe aprobări în centrele de costuri pot fi trimise printr-un flux de lucru de aprobare digitală. Fluxul de lucru asigură aprobările individuale corecte pe baza criteriilor stabilite în sistem. Odată ce datele cu privire la indicele cheie ale unei facturi sunt înțelese, fluxul de lucru digital permite automatizarea complet personalizabilă să urmeze îndeaproape regulile dvs si criteriile stabilite. Combinația de indexare inteligentă și automatizarea fluxului de lucru produce o economie impresionantă de timp și de costuri la fiecare punct al procesului de facturare.
 

 
 
  3.) Aprobarea plății facturilor și sincronizarea sistemului
 
Odată cu automatizarea fluxului de lucru digital pentru a vă asigura că facturile merg către persoanele potrivite cât mai eficient, următorul pas este aprobarea facturii, inclusiv escaladarea. Sistemul de gestionare a documentelor va utiliza logica fluxului de lucru pentru a crea cele mai rapide aprobări posibile, cu excepții minime.
 
Odată ce facturile sunt aprobate și procesul finalizat, aceste date pot fi sincronizate cu aplicații financiare sau alte sisteme de contabilitate, pe care le aveți implementate. În timp ce integrările native sunt posibile prin API-uri și conectori preconstruiți, metoda universală de export și import a datelor de tranzacție este prin fișiere CSV pe care le produce sistemul DMS automat.
 
  4.) Arhivare sigură și conformă cu regulile
 
Ultimul pas este arhivarea în siguranță a facturilor într-un mod legal conform. Factura este arhivată în software-ul de gestionare a documentelor cu politicile de păstrare stabilite și aplicate de dvs. Aceste politici de păstrare sunt extensii ale fluxului de lucru și dictează atunci când documentele pot fi distruse în siguranță.
 
În plus, arhiva sigură a facturilor – sau a oricăror documente – va avea drepturi de acces robuste și criptare de date pentru a preveni alterarea, pierderea și accesul nedorit . Securitatea este unul dintre cele mai importante aspecte ale sistemului de gestionare a documentelor și este crucială pentru asigurarea documentelor până la sfârșitul ciclului de viață.
 
În cele mai multe cazuri, nu este necesar să se păstreze documentele mai mult decât se impune prin lege. Ștergerea manuală a documentelor și distrugerea facturilor pe hârtie necesită foarte mult timp, deoarece expirarea perioadei de păstrare trebuie verificată cu atenție. Acest lucru este foarte ușor de implementat cu un sistem de gestionare a documentelor, deoarece perioada de stocare a unui document este înregistrată digital. Aceasta permite ștergerea rapidă și ușoară a documentelor într-o manieră automatizată.