Cat de departe a ajuns compania dvs. cu procesul de digitalizare? Astazi, proprietarii de afaceri sunt nevoiti sa devina din ce in ce mai experimentati pentru a se mentine, iar afacerile simt din ce in ce mai mult nevoia de a-si optimiza fluxurile: din hartie in format digital. Aproape orice – de la rapoartele companiei la inregistrarile financiare sau proceduri de lucru – poate fi acum creat si stocat digital, pe servere, cloud, hard disk-uri si chiar telefoane mobile.
Digitizarea a inceput deja sa schimbe lumea afacerilor, dar oamenii de stiinta spun ca este posibil sa fi provocat si o revolutie cognitiva. Intrebarea daca creierul uman este echipat in mod adecvat pentru a face un salt atat de abrupt de la solutii de hartie onorate in timp, pana la locurile de munca digitale, dezbatute astazi la cald intre oamenii de stiinta.
Studii de comportament și perceptie
In 2016, Samsung Printing Solutions a adus vesti despre constatarile unei echipe de cercetare cognitiva conform carora documentele pe suport digital si pe hartie creeaza caracteristici diferite, fiecare functionand mai bine sau mai rau cu diferite parti ale creierului. Cu toate acestea, intr-un articol recent despre Forbes, cercetatorul neurologic Roger Dooley a explicat ca „hartia bate digitalul in multe feluri”.
Rezultatele lui Dooley se bazeaza pe studii realizate atat cu Oficiul Postal al Statelor Unite, cat si cu Posta Canada si au descoperit ca oamenii au tendinta de a petrece mai mult timp privind materialele tiparite decat datele prezentate intr-o forma digitala. Cercetarea a descoperit ca documentele tiparite „necesita un efort cognitiv cu 21% mai putin de procesat decat cele digitale”.
De asemenea, echipa sa a descoperit ca examinarea informatiilor tiparite despre marfuri ii face pe oameni sa creada ca produsele sunt mai valoroase, memorabile si de dorit. Intre timp, expertii in lingvistica sustin ca oamenii pot citi cu o continuitate si o concentrare mai mare atunci cand se uita la materiale tiparite.
Bariera digitală nu este încă depășită
Documentele digitale au, fara indoiala, avantajele sale – cum ar fi birouri aerisite si moderne, economii de cost cu reducerea consumului de hartie si toner, implicit protectia mediului si altele. Cu toate acestea, oamenii de stiinta cred acum ca oricine a prezis moartea cuvantului ”hartie” in zorii erei digitale, ar fi putut vorbi prea curand. Potrivit acestor cercetatori, oamenii de toate varstele prefera in mod natural sa lucreze cu documente tiparite si carti, indiferent de starea lor cognitiva.
Tot in 2016, Deanna Marcum, director general la Academia de cercetari Ithaca S + R, a explicat aici ca: „Observam o preferinta continua pentru documente pe hartie in multe activitati de cercetare, in special pentru lecturi de forma lunga, cu implicatii directe pentru biblioteci si editori.”
Cele două forme (digital și tradițional) necesită o abordare flexibilă
Maryanne Wolf, profesor la Departamentul de Studii pentru Copii si Dezvoltare Umana al Universitatii Tufts, a declarat pentru Scientific American: „Evoluam probabil cu prea putina reflectie. As dori sa pastrez partea buna a formei vechi [documente fizice], dar sa stiu cand sa folosesc noul [documentul digital].”
Si poate aceasta afirmatie este cheia. Pentru majoritatea afacerilor, nu se pune problema sa se intoarca la vechiul birou aglomerat cu dulapurile intesate de hartie. In schimb, abandonarea completa a documentelor pe hartie poate necesita un salt cognitiv prea mare si brusc atat pentru personal, cat si pentru clienti. Asadar, segmentul afacerilor necesita o combinatie colaborativa a celor doua forme.
Daca oamenii de stiinta au dreptate, s-ar putea ca biroul viitorului sa nu fie unul complet fara hartie, ci un model hibrid flexibil. Certitudinea este ca afacerea dvs. poate functiona cu solutii tiparite pentru anumite sarcini si digitale pentru altele.
Progresele tehnologice de amploare ale dezvoltatorilor de Document Management Solutions permit o astfel de versatilitate. Multe dintre MFP-uri ofera azi tehnologie de recunoastere optica a caracterelor (OCR), care permite utilizatorilor sa scaneze, printeze si sa creeze documente digitale editabile in formate precum MS Word, PDF sau Excel, toate fara a fi nevoie de tastarea manuala. Organizarea fluxului de lucru al documentelor este rapida si usoara, permitand versatilitatea companiilor. Cu solutii ca acestea, granita dintre documentele tiparire si cele digitale este mai simpla si flexibila, nu obliga proprietarii de afaceri sa aleaga polarizarea.
Concluzii
Desi oamenii de stiinta sunt inca departe de a ajunge la o solutie la conundrumul documentelor digitale vs traditionale, dovezile par sa indice un viitor in care solutiile digitale si tiparire vor exista cot la cot. Companiile care isi dau seama de acest fapt si se adapteaza in consecinta, pot profita bine de beneficiile financiare in anii urmatori.
Chiar daca transformarea digitala 100% este un progres, prezinta totusi o reticenta, cu radacini si practici stravechi. De aceea, unii pun sub semnul intrebarii ideea abandonarii complete a documentelor pe hartie, incercate si de incredere. La urma urmei, oamenii au folosit hartie pentru evidente si dovezi inca dinainte de Hristos. Intrebarea, de fapt, este cat de mare incredere ai in niste documente perisabile, aflate permanent sub riscul deteriorarii?
Ca in cazul tuturor marilor dualitati, si in aceasta lupta exista avantaje si dezavantaje. Si de mai multe ori, exista cazuri in care utilizarea strategica atat a hartiei (lectura liniara), cat si digitala (lectura neliniara) poate crea economii profunde. Da – digitalul este calea viitorului, dar importanta sa nu poate fi supraevaluata, exclusiva. Cu toate acestea, se pare ca in interesul intelegerii si al cunoasterii profunde, hartia este campioana – iar documentul fizic, solid, tangibil, ramane valabil si anii urmatori.
