Organizațiile, indiferent de sectorul de activitate, prelucrează cantități mari de documente atât în format digital, cât și fizic. Un angajat consumă singur 10.000 de coli de hârtie, anual. Aplicați această statistică unei organizații de 100 sau chiar 500 de angajați și faceți un raționament asupra volumului de documente care circulă prin organizații și care trebuie procesat cât mai rapid în informație structurată, eligibilă și direcționată. Lucrați deci, cu o multime de tipuri de documente. Procesarea acestor documente vă ocupă foarte mult timp și problemele sunt evidente:

• Departamentele sunt inundate de hârtii care așteaptă fie o aprobare, fie introducerea lor în sistem.
• Mai mulți colegi trebuie să lucreze simultan pe un document și pot apărea încurcături.
• Trasabilitatea operațiunilor este inexistentă sau vicioasă.
• Documentele de HR sunt și ele o provocare, trebuie să fie ordonate, clasificate și protejate.

Informațiile și documentele companiilor au o valoare foarte mare, dar evident acestea sunt supuse involuntar unor anumite riscuri. Managementul documentelor este un obiectiv extrem de important, pe care orice companie ar trebui sa il considere prioritar. Dacă nu ați implementat deja o soluție de management al documentelor în companie, e momentul să abordați gestionarea inteligentă a documentelor, fiind principalul factor care vă ajută să evoluați și rentabilizați afacerile.

Ce este managementul documentelor?

Managementul documentelor, cunoscut și sub denumirea de DMS – Document Management System, sau altfel spus ECM – Enterprise Content Management, este o tehnologie care permite stocarea și organizarea informațiilor intr-un sistem de fisiere digitale, în cadrul căruia accesările și circulația documentelor se fac într-un mod controlat și structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Aceste sisteme indexează, procesează, stochează, gestionează și urmărește documentele din organizația dvs, în fluxul lor. Toate acestea reprezintă doar jumătatea.

Un sistem ECM adaugă valoare aproape tuturor departamentelor din organizație. Beneficiile sunt imediate, într-o varietate de moduri între divizii și departamente, dar toate au un lucru în comun: documentele digitale îmbunătățesc și facilitează munca, reducâd costurile. În plus, un sistem ECM poate asigura respectarea securitatății documentelor în companii, deoarece documentele digitale sunt mult mai sigure de stocat decât hârtia. Integrarea în procesele existente în cadrul organizației este de asemenea, mai ușoară. Gestionarea informațiilor din companii reduce costurile, îmbunătățește eficiența și simplifică procesele de afaceri. Aceste avantaje nu pot fi repetate destul de des, deoarece enormul lor potențial de optimizare este latent în multe companii.

Prin urmare, implicațiile acestei noi abordări sunt în general similare. Cu toate acestea, în cadrul departamentelor individuale, există sinergii suplimentare care oferă avantaje pentru utilizatori, departamente și, în consecință, întreaga companie.

Componentele standard ale unui DMS:

• Scanarea imaginilor și stocarea: Procesați cu ușurință documentele dintr-o varietate de surse, precum scanere și imprimante și stocați aceste documente într-un depozit digital central.
• Control acces și securitate: Setați reguli inteligente pentru a controla drepturile de acces la anumite documente, în sensul conformității GDPR și alte standarde de confidențialitate.
• Indexare și regăsire: Scanați și indexați documentele automat pentru urmărirea și regăsirea ușoară. Indexarea se realizează într-o varietate de moduri, de exemplu, prin atribuirea de etichete distinctive.
• Partajare: Partajați orice document în siguranță pe mai multe sisteme, fără riscul de pierdere și cu o trasabilitate completă.
• Colaborare: lucrați colectiv la documente evitând mai multe versiuni.
• Circulația informației: Gestionați, organizați și accesați înregistrări și informații esențiale pentru afacerea dvs.
• Integrare: Sistemele au astăzi module de flux de lucru și se pot integra cu alte sisteme pentru automatizarea proceselor.

Managementul documentelor în cloud?

Da, Cloud este mai ieftin și mai fiabil decât serverul inhouse.

Clienții preferă soluțiile noastre cloud datorită implementării rapide, flexibilității și valorii aduse pe termen lung. Costul total al Cloud este mult mai mic decât un echivalent al serverelor locale.

Noile sisteme de astăzi sunt disponibile pentru managementul documentelor și fluxul lor. Sunt prietenoase pentru utilizatori, pentru telefonul mobil, bazate pe cloud și oferă integrare. Multe companii trec de la aceste sisteme mai vechi la cele bazate pe cloud. Potrivit Gartner, Inc., „Peste 1 trilion de dolari în cheltuielile IT vor fi afectate direct sau indirect de trecerea la cloud în următorii cinci ani. Acest lucru va face din cloud computing una dintre cele mai perturbatoare forțe ale cheltuielilor IT din primele zile ale erei digitale.”

În comparație cu sistemele locale care necesită upgrade-uri, instalații și întreținere regulată, implementarea în cloud este rapidă, ușoara și necesită o întreținere minimă. Această „ușurință” oferă multe alte avantaje, inclusiv capacitatea de a scala și o mai bună flexibilitate operațională. Rezultatele Eficiență, productivitate și agilitate îmbunătățite – toate acestea vă ajută să setați un nou ritm pentru afaceri. Dacă vă întrebați „Îmi permit să nu folosesc gestionarea documentelor bazate pe cloud?”,

Care sunt avantajele managementului documentelor?

1. Reducerea costurilor de administrare şi depozitare a documentelor

Implementarea unui DMS este primul pas în crearea unui „birou digital” și vă va scăpa de multe probleme:

• Mai puțin timp pentru căutare informației – o sarcină greoaie și costisitoare – și mai mult timp pentru core-business.
• Nu mai trebuie să creați mai multe versiuni ale aceluiași document pentru distribuire. În schimb, puteți stoca o copie principală într-o locație centrală pentru un acces ușor.
• Dincolo de costul real al hârtiei – distribuirea și stocarea documentelor fizice este costisitoare. Digitalizarea documentelor va reduce costurile de imprimare și alte costuri operaționale, cum ar fi depozitarea documentelor neimportante, rezultate din procesul de afaceri.

2. O mai bună conformitate și securitate

Securizarea informațiilor vitale în afaceri este esențială pentru continuitatea afacerii și vă asigură că nu „stricați” o relație cu un client prin pierderea datelor sensibile. Un DMS securizează și protejează informațiile sensibile, deoarece acestea sunt partajate în organizația dvs. și oferă confidențialitate completă a datelor, datorită măsurilor viguroase de siguranță și recuperare, în caz de dezastru.

Controlați accesul la documente

Puteți controla cine poate vizualiza, modifica și partaja informații prin setarea drepturilor utilizatorului și ale administrației. Dacă, de exemplu, aveți un contract pe care doriți să îl vadă doar un reprezentant de vânzări, puteți seta drepturi individuale de acces.

Pregătiți-vă pentru cele mai grave cazuri

Centrele de date pot eșua, iar catastrofele naturale se întâmplă. Nu vreți să vă imaginați o situație în care datele dvs „tocmai au dispărut”. Chiar dacă șansa unui astfel de dezastru poate fi slabă, ați risca? În schimb, creați copii de rezervă multiple, sigure și redundante folosind un DMS, astfel încât atunci când se produce un dezastru, puteți să vă întoarceți rapid la zi.

Protejați-vă informațiile

În cele din urmă, sunteți la punct cu regulamente precum HIPAA și Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Nerespectarea unei asemenea conformități poate duce la sancțiuni dure.

3. Integrare rapidă și ușoară între sisteme

Integrarea între aplicații și platforme este ușoară și asigură un flux lin și sigur de informații între oameni. Aceste sisteme se pot integra, de asemenea, cu sistemele pe care le utilizați în prezent pentru a crea o infrastructură de documente consecventă și automatizarea proceselor.

De exemplu, softul nostru DMS este integrabil cu SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, QuickBooks și Microsoft Outlook, ceea ce înseamnă că puteți arhiva, indexa, gestiona și partaja în siguranță totul de la documente, fișiere, informații financiare și e-mailuri.

4. Productivitatea și eficiența îmbunătățite în domeniile cheie de afaceri

Conform unui sondaj IDC din 2012, „angajații pierd o perioadă semnificativă de timp în fiecare săptămână care se confruntă cu o varietate de provocări legate de lucrul cu documente. Acest timp pierdut costă organizația 19.732 de dolari pe angajat pe an și reprezintă o pierdere de 21,3% din productivitatea totală. Pentru o organizație cu 1.000 de persoane, abordarea acestor deficiențe ar însemna o angajare a 213 de noi angajați.”

DMS rezolvă această problemă prin simplificarea modului în care scanați, stocați, prelucrați și regăsiți documentele, dar și automatizând fluxurile de lucru, pentru ca dvs să vă concentrați pe liniile principale de business.