Arhivarea presupune păstrarea documentelor în anumite condiții proprii cu asigurarea împotriva degradării / deteriorării lor, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp reglementate legal. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie capabile să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.
Până acum, termenele de păstrare ale documentelor contabile erau cel mai clar reglementate de OMFP 2634 / 2015, care preciza setul complet de norme în privința păstrării documentelor, de la ce mențiuni trebuie înscrise și până la forma de păstrare și termenele obligatorii și anume: 10 ani pentru înregistrările contabile, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrau timp de 50 ani și documentele din anexa 4 a aceluiași Ordin, care se păstrau 5 ani.
Excepție fac documentelor financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani: ele trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
Azi, Legea contabilității – 82/1991, a căpătat modificări ce impactează termenul de păstrare al documentelor contabile și anume:
Legea 195/2022:
Articolul 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificările și completările ulterioare, se completează după cum urmează:– După alineatul (1) se introduce un nou alineat, alineatul (1^1), cu următorul cuprins: Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani.
Legea 36/2023:
1. La articolul 23, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins: Persoanele prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
2. Articolul 25 se modifică şi va avea următorul cuprins: Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
În concluzie, toate documentele contabile se vor păstra fie electronic, in programele informatice în care au fost create, fie fizic, în regie proprie sau în baza unor contracte cu operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice, termen de minim 5 ani cu start din anul următor creării acestora și desigur, cu excepțiile specificate mai sus: documentele de proveniență a bunurilor cu durată mai mare de 5 ani se păstrează ca atare și statele de salarii trec la 5 ani doar dacă s-au depus declarațiile legale la Ministerul Finanțelor Publice.
