Facturile primite trebuie verificate și aprobate înaintea plății. Gestionarea facturilor primite poate fi un proces simplu sau complex, în funcție de regulile companiei dvs. și trebuie să respecte standardele de conformitate. Dacă este făcut manual, acest lucru este costisitor și consumă timp. Pentru a eficientiza, companiile ar trebui să optimizeze acest proces, făcând din el un proces digital automat. Datorită acestei automatizări, departamentul Financiar poate lua decizii semnificativ mai rapide prin transformarea sarcinilor manuale și introducerea datelor, în monitorizarea proceselor automatizate prestabilite, gestionarea excepțiilor și concentrarea pe planificarea strategică.

Avantajele procesării automate a facturilor electronice

Mai rău decât stivele de hârtie este introducerea manuală a datelor din ele. Economisiți spațiu, timp și abordati un mod eficient si relaxat de lucru, reducând eforturile echipei. Digitalizați facturile cu indexare inteligentă pentru o stocare în siguranță și flux eficient de informație digitală. Utilizați fluxurile de lucru preconfigurate pentru traseul aprobării sau utilizați procesarea directă pentru fluidizarea plăților și pentru a menține echipa eficienta. Eliminarea greșelilor de introducere a datelor, eliminarea hârtiei din procesul dvs. și obținerea de aprobări în câteva minute față de zile sunt doar câteva avantaje cheie pentru digitalizarea și automatizarea procesului. Verificarea conținutului facturilor implică procese complexe care trebuie efectuate corect, la fel de rapid.

Automatizați fluxul de lucru și regulile excepțiilor.

Stabiliți aprobările automate bazate pe sumele, furnizorii sau alte date sau configurați fluxul de lucru digital pentru a direcționa facturile către factorii de decizie. Toate etapele procesului sunt urmărite și transparente. Procesele automate pot compensa colegii aflați în concediu.

Faceți plățile la timp, beneficiați de discount

Procesați facturile înainte de scadente, negociind reduceri la plată anticipată, evitați plățile cu întârziere și păstrați-vă furnizorii mulțumiți. Construiți-vă o poziție mai puternică pentru negocierea prețurilor sau reducerile suplimentare, pentru a economisi capital. Reducerile plaților anticipate și termenele de plată rămân doar vise de rentabilitate dacă verificarea documentelor durează prea mult timp. Întârzierea plăților poate duce chiar la penalități de întârziere sau probleme de credit la furnizori.

Reduceți considerabil timpul de pregătire al auditurilor

Auditurile sunt inevitabile, dar nu trebuie să fie o pierdere de timp. Opriți căutarea și stresul în pregătirea informațiilor. Găsiți instant documentele electronice și livrați-le ca o arhivă pre-organizată și securizată, accesibilă numai utilizatorilor autorizați. Termenele scurte de audit nu reprezintă nicio problemă. Și dacă v-ați integrat cu aplicația dvs. financiară, facturile pot fi accesate direct și de acolo.

Procesarea digitală a facturilor crește fiabilitatea fluxului de proces

Prin procesarea digitală a facturilor, angajații au acces la toate informațiile cât mai rapid și autorizează plățile cu rapiditate, ușurință și acuratețe. Verificarea digitală a facturilor îmbunătățește fiabilitatea aprobărilor de plată, deoarece validarea este îmbunătățită. La aceasta se adaugă transparența care permite aprobatorului să vizualizeze un proces în orice moment, fără a mai fi necesar să solicitați mai întâi o copie. Aceasta reduce drastic riscul de aprobare a facturilor fără verificare.

Verificarea automată a facturii digitale simplifică considerabil aprobările până la câteva clicuri. În același timp, volumul de muncă al angajatului este redus la minimum și satisfacția acestuia este crescută, deoarece pot utiliza instrumentele potrivite pentru a-și îndeplini sarcinile atât mai rapid cât și mai eficient.

Informații disponibile în orice moment

Dacă CFO sau alt manager are întrebări cu privire la o factură, datele și informațiile necesare pot fi preluate și afișate oricând și, în mod ideal, în orice locație. Aceasta crește semnificativ fluxul de informații. Angajații responsabili pot prelua informații sau pot aproba facturile folosind smartphone-ul sau tableta de serviciu.

Eliminarea costurilor inutile și riscurilor

Un studiu realizat de International Data Corporation (IDC) descrie modul în care angajații petrec cantități mari de prelucrare a timpului, stocare, arhivare și căutare de documente pe hârtie. IDC estimează că o companie cu 1.000 de angajați are aproape 213 de persoane a căror timp este petrecut în gestionarea prea multor documente pe hârtie. Riscurile și dezavantajele documentelor pe hârtie sunt bine cunoscute. Eliminarea hârtiei produce beneficii clare:

Cum funcționează DMS

Capturați informațiile din documentele primite, cu indexare inteligentă. Furnizați o locație centrală și sigură pentru fiecare set de documente, în care toate datele pot fi imediat căutate. Generați apoi fluxuri de lucru rapide și flexibile pentru a asigura traseul complet în procesele dvs. de aprobare documente.

Scanarea documentelor și indexarea datelor

Indexați inteligent toate facturile primite

Avantajul soluției noastre începe cu indexarea inteligentă, un sistem de învățare automată care înțelege și extrage datele din orice factură. Aceste date critice indexate reprezintă centrul soluției, deoarece determină procesele de flux de lucru. DMS Intelligent Indexing înlocuiește introducerea de date greșită și anevoioasă prin recunoașterea și înregistrarea tuturor datelor tipărite pe facturi.

Stocare sigură

Arhivați și preluați cu ușurință documentele digitale

Toate facturile sunt stocate într-un file-cabinet securizat și accesibil, bine organizat pe baza datelor indexului capturat. Aplicați politici de păstrare, colectați rapid pentru audituri sau analizați pentru îmbunătățiri ale proceselor departamentale. Accesați oricând, oriunde, de pe orice dispozitiv – inclusiv pe telefonul mobil.

Flux de lucru automat

Traseu digital pentru aprobare și răspuns

Direcționați facturile prin intermediul fluxurilor de aprobare pentru o decizie mai rapidă sau inițiați o aprobare directă pe baza unor reguli predefinite. Gestionați cu ușurință excepțiile în timp ce mențineți vizibilitatea pe tot parcursul procesului. Creați o înregistrare ușoară si rapidă în sistemul dvs. ERP.

• Scanați, sortați și arhivați facturile din orice dispozitiv sau format (hârtie pdf, doc, e-mail, etc) într-o structură de fișiere organizate, ușor de urmărit și de procesat.
• Extrageți detaliile tuturor facturilor cu DMS Intelligent Indexing pentru împerechere automată a facturilor cu comenzile de achiziție (PO) corespunzătoare.
• Inlocuiți operațiile manuale cu aprobări automate bazate pe o potrivire multidirecțională, o potrivire rapidă (un furnizor aprobat cu o limită de plafon predefinită) sau un traseu pentru aprobarea unui centru de cost.
• Configurați fluxurile de lucru conform cu politica de aprobare și automatizați traseul documentelor catre factorii de decizie destinați.
• Generați automat înregistrări în sistemul dvs. ERP, eliminând dublarea datelor și reducând semnificativ erorile.
• Eliminați căutarea îndelungată a comenzilor de achiziție, a documentelor de expediere și a informațiilor necesare pentru procesarea facturii.
• Adnotați sau vizați pentru aprobare direct pe documentul electronic, pentru o comunicare eficientă și rapidă cu colegii.
• Mențineți conformitatea și o pistă de audit completă cu transparența istoricului aprobării, sau completarea automată și criptarea documentelor electronice.

Digitalizarea facturilor în 4 pași

1: Scanarea și indexarea inteligentă a documentelor

Facturile pot veni de oriunde: PDF / XML, etc prin e-mail, prin fax, sau documente fizice. Indiferent de sursă sau format, sistemul de gestionare a documentelor preia facturile și începe procesul de „citire” a acestora. Sistemele de calitate scăzută vor salva o simplă imagine a documentului scanat și vor obliga utilizatorii să introducă date cheie precum sume, furnizori, informații fiscale, scadență și multe altele. Unele sisteme efectuează OCR pentru a citi textul pentru căutări cuvinte cheie. Cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor utilizează tehnologii moderne de scanare pentru a citi în mod inteligent documentul și a completa automat aceste date în câmpurile cheie de index.

2: Flux de lucru automatizat, bazat pe reguli

Odată ce sistemul de gestionare a documentelor indexează în mod inteligent factura primită și înțelege conținutul și scopul acesteia, poate utiliza date cheie de index cum ar fi vânzătorul , comanda de cumpărare, câmpurile de adresă , totalurile și multe altele pentru a decide automat modul în care trebuie procesate facturile. De exemplu, facturile de la un furnizor aprobat sub o anumită sumă pot fi aprobate automat, dacă s-a predefinit intern acest proces. Facturile de la un furnizor necunoscut iau alt traseu în fluxul de lucru înainte ca orice aprobare să se întâmple, protejându-vă de furnizorii frauduloși.

Facturile cu sume mari care necesită mai multe niveluri de aprobare bazate pe praguri de sume sau mai multe aprobări în centrele de costuri pot fi trimise printr-un flux de lucru de aprobare digitală. Fluxul de lucru asigură aprobările individuale corecte pe baza criteriilor stabilite în sistem. Odată ce datele cu privire la indicele cheie ale unei facturi sunt înțelese, fluxul de lucru digital permite automatizarea complet personalizabilă să urmeze îndeaproape regulile dvs si criteriile stabilite. Combinația de indexare inteligentă și automatizarea fluxului de lucru produce o economie impresionantă de timp și de costuri la fiecare punct al procesului de facturare.

3: Aprobarea plății facturilor și sincronizarea sistemului

Odată cu automatizarea fluxului de lucru digital pentru a vă asigura că facturile merg către persoanele potrivite cât mai eficient, următorul pas este aprobarea facturii, inclusiv escaladarea. Sistemul de gestionare a documentelor va utiliza logica fluxului de lucru pentru a crea cele mai rapide aprobări posibile, cu excepții minime.

Odată ce facturile sunt aprobate și procesul finalizat, aceste date pot fi sincronizate cu aplicații financiare sau alte sisteme de contabilitate, pe care le aveți implementate. În timp ce integrările native sunt posibile prin API-uri și conectori preconstruiți, metoda universală de export și import a datelor de tranzacție este prin fișiere CSV pe care le produce sistemul DMS automat.

4: Arhivare sigură și conformă cu regulile

Ultimul pas este arhivarea în siguranță a facturilor într-un mod legal conform. Factura este arhivată în software-ul de gestionare a documentelor cu politicile de păstrare stabilite și aplicate de dvs. Aceste politici de păstrare sunt extensii ale fluxului de lucru și dictează atunci când documentele pot fi distruse în siguranță.

În plus, arhiva sigură a facturilor – sau a oricăror documente – va avea drepturi de acces robuste și criptare de date pentru a preveni alterarea, pierderea și accesul nedorit . Securitatea este unul dintre cele mai importante aspecte ale sistemului de gestionare a documentelor și este crucială pentru asigurarea documentelor până la sfârșitul ciclului de viață.

În cele mai multe cazuri, nu este necesar să se păstreze documentele mai mult decât se impune prin lege. Ștergerea manuală a documentelor și distrugerea facturilor pe hârtie necesită foarte mult timp, deoarece expirarea perioadei de păstrare trebuie verificată cu atenție. Acest lucru este foarte ușor de implementat cu un sistem de gestionare a documentelor, deoarece perioada de stocare a unui document este înregistrată digital. Aceasta permite ștergerea rapidă și ușoară a documentelor într-o manieră automatizată.