Menținerea productivității echipelor nu necesită sacrificii în gestionarea informațiilor. Cu DMS, veți obține o gestionare eficace a documentelor și o automatizare a proceselor care decurg fără efort. Nu veți mai avea riscuri de securitate, lipsă de informații, documente pierdute și sarcini manuale obositoare. Gestionați informațiile facil și modern, cu acces de oriunde, instant.
Documentele digitale sunt conforme legal cu originalul
Mulți oameni presupun în continuare că un document devine obligatoriu legal numai dacă a fost semnat manual. Acest lucru nu mai este valabil în era digitală. Documentele semnate electronic au aceeași forță legală cu hârtia semnată olograf. Există deci, numeroase oportunități de a accelera procesele în afaceri și de a le optimiza în mod semnificativ. Partenerii contractuali se pot găsi mai repede, afacerea se face mai repede, timpul este folosit în mod optim și nu este pierdut prin circulația hârtiilor fizice.
Tendința este în creștere către semnăturile electronice, fapt datorat internaționalizării continue și globalizării companiilor. Informațiile trebuie să fie accesibile și disponibile rapid și peste tot – inclusiv pe dispozitive mobile.
Îmbunătățirea cashflow-ului și a proceselor de aprobare plăți
În contabilitate, gestionarea optimă a proceselor prin documente digitale se reflectă în cashflow. Acest lucru se datorează faptului că nu mai este nevoie de 30 de zile pentru a fi plătită o factură trimisă prin poștă. Cu facturile digitale, acest proces poate fi scurtat la zile sau chiar ore. În plus, expedierea și primirea facturilor și anexelor este mai ușor de urmărit.
În schimb, la primirea facturilor, digitalizarea și automatizarea acestora poate realiza reduceri și discounturi și poate evita notificările de plată. Un sistem ECM ajută la prelucrarea, decontarea, stocarea și arhivarea facturilor. Acest lucru crește fiabilitatea cooperării cu furnizorii. Toate procesele care apar în contextul tranzacțiilor de plată sunt mult mai transparente și trasabile.
Îmbunătățirea serviciilor și experiența clienților
Broșurile, cataloagele și ofertele de vânzare sunt mult mai potrivite în formă digitală. Pe lângă protejarea mediului, manipularea documentelor electronice este semnificativ mai simplă, deoarece sunt accesibile peste tot , inclusiv în sectorul mobil prin intermediul unui smartphone sau tabletă.
Clienții primesc documentele de care au nevoie pentru a comanda mai rapid mărfurile. Procesele de afaceri sunt accelerate și simplificate, în majoritatea cazurilor. Acest lucru crește vânzările, deoarece mai multe comenzi pot fi procesate în mai puțin timp.
În plus, documentele electronice sunt indexate digital. Acest lucru le permite clienților și angajaților să găsească informații importante mai rapid. Linkurile din documentele electronice ajută, de asemenea, la localizarea informațiilor căutate, într-o manieră mai precisă și facilă.
În cele din urmă, relațiile dintre clienți și angajații companiei au un impact pozitiv atunci când lucrează cu documente printr-un sistem de gestionare a informațiilor digitale. Asta poate deschide noi oportunități de colaborare. Angajații companiei pot ajuta clienții mai rapid și, cel mai important, mai eficient.
Angajamentul în fața clienților este mai puternic
Departamentul de vânzări dezvoltă adesea o corespondență extinsă între client și vânzător. Documentele care se acumulează sunt de obicei necesare mai multor angajați. Dacă, în plus, aceste persoane lucrează în departamente diferite sau dacă call-center-ul trebuie să ofere răspunsuri la întrebări pentru procesul de vânzare, documentele fizice complică grav lucrurile.
Îmbunătățirea fluxului de informații între echipe
Un avantaj oferit de documentele electronice îl reprezintă costurile semnificativ mai mici comparativ cu documentele pe hârtie. Oportunitățile de economisire a costurilor includ cheltuielile pentru birotică și spațiul de depozitare, precum și orele de lucru petrecute în căutarea informațiilor din documente fizice. Aici, costurile de imprimare și copiere joacă un rol la fel de important ca spațiul de stocare al documentelor și circuitul lor în cadrul afacerii.
Trebuie să localizați rapid și să utilizați documente în orice moment. Aici documentele digitale demonstrează clar avantajul lor. Acest lucru îmbunătățește atât timpul de răspuns, cât și fluxul de informații în cadrul unei organizații. Toate acestea rezultă o satisfacție mai mare a clienților și alocarea resurselor operaționale în direcția business-ului principal, spre profitabilitate.
Aprobările sunt emise mai rapid
Utilizarea unui sistem ECM scurtează în mod semnificativ procesele de aprobare și, mai ales, oferă transparență procesului tuturor celor implicați. Sistemul ECM înregistrează cine accesează, ce document și când. Acest lucru este util pentru departamentul juridic și pentru toate celelalte persoane implicate în proces. Desigur, modificările documentelor pot fi de asemenea, înregistrate cu exactitate, inclusiv ora, locația și modificările aduse.
Recrutarea este rapidă și simplificată
ECM ajută la gestionarea unor volume mari de informație. Procesele de recrutare a noilor angajați sunt gestionate mai rapid în cadrul departamentelor de resurse umane, deoarece documentele personalului pot fi digitalizate. În plus, acest lucru sporește și reputația unei companii. Solicitanții văd o organizație care adoptă sisteme moderne și poate astfel să se poziționeze mai bine împotriva concurenților săi.