Servicii de arhivare fizică
DMS | Data more secure
Furnizăm servicii complete de arhivare și managementul documentelor, care includ: conversia electronică a documentelor (scanarea, indexarea, procesarea și integrarea documentelor în fluxul organizațional al companiei), arhivare electronică, arhivarea documentelor în format fizic, transportul, depozitarea și administrarea documentelor externalizate.
Prelucrare fond arhivistic: sortare, selecționare, legătorie și inventariere documente. Inventarul documentelor în format electronic (XLS/CSV, etc) poate fi integrat ulterior în baza de date a unui soft de gestiune electronică a documentelor fizice, pentru o evidență complexă și integrală a documentelor. Mai mult, asigurați confidențialitatea datelor referitoare la documente, prin limitarea accesului la informațiile din depozitul dumneavoastră de arhivă.
Procedura arhivării documentelor
DMS | Data more secure
1.) Realizarea nomenclatorului arhivistic. Este documentul ce stă la baza organizării fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. Nomenclatorul arhivistic cuprinde structurat tipul documentelor și termenele de păstrare ale acestora;
2.) Ordonarea arhivei:
– Sortarea și ordonarea documentelor pe ani și compartimente, iar în cadrul acestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic, etc;
– Analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului și a termenului de păstrare din nomenclator;
3.) Constituirea unităților arhivistice – ordonarea, gruparea și îndosarierea documentelor, conform criteriilor legale;
4.) Certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor);
5.) Inscripționarea dosarelor, cu înscrisurile necesare identificării documentelor, conform legislației.
6.) Sigilarea (parafarea) unităților arhivistice.
7.) Inventarierea fondului arhivistic – în format fizic și electronic (CD/DVD).
8.) Selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate;
9.) Întocmirea documentației legale privind evidența documentelor ce vor fi casate;
10.) Ordonarea arhivei finale pe rafturi în depozit.
