Servicii de arhivare documente
DMS | Data more secure
Furnizăm servicii complete de arhivare documente și management, care includ: conversia electronică a documentelor (scanarea, indexarea, procesarea și integrarea documentelor în fluxul organizațional al companiei), arhivare electronică, arhivarea documentelor în format fizic, transportul, depozitarea și administrarea documentelor externalizate.
Prelucrare fond arhivistic: sortare, selecționare, legătorie și inventariere documente. Inventarul documentelor în format electronic (XLS/CSV, etc) poate fi integrat ulterior în baza de date a unui soft de gestiune electronică a documentelor fizice, pentru o evidență complexă și integrală a documentelor. Mai mult, asigurați confidențialitatea datelor referitoare la documente, prin limitarea accesului la informațiile din depozitul dumneavoastră de arhivă.
Într-o lume a afacerilor tot mai complexă, gestionarea eficientă a documentelor reprezintă o provocare constantă. Fiecare companie, indiferent de dimensiune, se confruntă cu un volum uriaș de informații, de la contracte și facturi, până la dosare de personal și corespondență oficială. Fără un sistem solid, documentele devin rapid o sursă de haos, costuri ascunse și riscuri legale. Arhivarea documentelor nu este doar o cerință legală, ci și o strategie inteligentă de a optimiza spațiul, timpul și resursele.
Arhivarea documentelor reprezintă procesul organizat de colectare, clasare, indexare și stocare a înregistrărilor unei companii, conform unor reguli clare și standarde legale. O arhivă bine pusă la punct permite accesul rapid la informație, protejează datele confidențiale și asigură conformitatea cu legislația în vigoare. Arhivarea tradițională, bazată pe documente fizice, a evoluat semnificativ odată cu tehnologia, aducând în prim-plan soluții moderne, adaptate la nevoile de astăzi.
Trecerea de la arhivarea fizică la cea electronică este un pas inevitabil pentru orice afacere care dorește să rămână competitivă. Digitalizarea documentelor transformă dosarele din hârtie în fișiere digitale, care pot fi stocate, căutate și partajate cu o ușurință incredibilă. Odată scanate și indexate, aceste documente digitale devin accesibile de oriunde și oricând, eliminând astfel necesitatea spațiilor fizice de stocare și timpul pierdut cu căutările manuale.
Procedura arhivării documentelor
DMS | Data more secure
1.) Realizarea nomenclatorului arhivistic. Este documentul ce stă la baza organizării fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. Nomenclatorul arhivistic cuprinde structurat tipul documentelor și termenele de păstrare ale acestora;
2.) Ordonarea arhivei:
– Sortarea și ordonarea documentelor pe ani și compartimente, iar în cadrul acestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic, etc;
– Analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului și a termenului de păstrare din nomenclator;
3.) Constituirea unităților arhivistice – ordonarea, gruparea și îndosarierea documentelor, conform criteriilor legale;
4.) Certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor);
5.) Inscripționarea dosarelor, cu înscrisurile necesare identificării documentelor, conform legislației.
6.) Sigilarea (parafarea) unităților arhivistice.
7.) Inventarierea fondului arhivistic – în format fizic și electronic (CD/DVD).
8.) Selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate;
9.) Întocmirea documentației legale privind evidența documentelor ce vor fi casate;
10.) Ordonarea arhivei finale pe rafturi în depozit.
Beneficiile digitalizării
DMS | Data more secure
Acces rapid: Găsirea unui document se reduce la o simplă căutare pe calculator, în loc de a răsfoi prin zeci de cutii.
Securitate sporită: Arhivarea electronică oferă niveluri superioare de securitate prin criptare, backup-uri automate și sisteme de acces bazate pe permisiuni.
Reducerea costurilor: Economisești bani pe spațiu de birouri, consumabile (hârtie, cerneală) și forță de muncă dedicată arhivării.
Flexibilitate: Angajații pot accesa documentele necesare, chiar și în regim de telemuncă, stimulând colaborarea și eficiența.
O arhivare eficientă nu se limitează doar la scanare. Managementul documentelor înseamnă:
Arhivare fizică și depozitare arhive: Pentru documentele care trebuie păstrate în format original, depozitarea în condiții sigure, cu control al temperaturii și umidității, este esențială.
Digitalizare și arhivare electronică: Transformarea dosarelor vechi într-un format digital ușor de gestionat.
Distrugere securizată a documentelor: Odată ce perioada legală de păstrare a expirat, distrugerea confidențială a documentelor este crucială pentru a proteja datele sensibile.
